Postée il y a 12 heures
L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente à la Maire, à la directrice de cabinet et à la directrice générale des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il/elle coordonne
les agendas de la Maire, de la DGS et de la directrice de cabinet, en lien avec les services, pour assurer la transversalité des dossiers.
Missions principales :
Accueil du cabinet :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du cabinet et de la direction générale des services.
Assurer un rôle d'interface entre les élus et les services.
Gérer les agendas de la Maire, de la directrice de cabinet et de la directrice générale des services.
Assemblées :
Convoquer les commissions municipales et les conseils municipaux par le logiciel i-delibre.
Assurer la préparation en amont des délibérations en lien étroit avec les services et la directrice générale des services.
Transmettre les délibérations au contrôle de légalité et les rendre exécutoire.
Rédiger les décisions municipales et en assurer leur diffusion (préfecture).
Réaliser les registres des actes administratifs trimestriels.
Gestion du courrier :
Organiser le traitement du courrier entrant et sortant en lien avec l'agent affecté à cette mission.
Préparer les réponses aux courriers adressés au Maire selon les indications du Maire (récupérer les éléments de réponse auprès des différents services) avant de les soumettre à la validation du Cabinet.
Enregistrer les courriers arrivés et les réponses.
Suivre les interventions des services selon les cas.
Gestion des courriels :
Dispatcher les mails reçus sur la boite générique aux bons interlocuteurs dans les services pour réponse et s'assurer de la réponse apportée, et, le cas échéant, préparer les réponses.
Administratif :
Rédiger des comptes rendus de réunions et des notes synthétiques d'information si besoin.
Mise à jour du classeur d'astreinte des élus et organisation des astreintes.
Créer, mettre à jour et classer différents fichiers et dossiers.
Gérer les médailles du travail (réception, transmission des diplômes et gestion des cérémonies de remise des médailles).
Relations publiques :
Organiser les évènements du ressort du cabinet, notamment les cérémonies protocoles.
Assurer les interfaces avec les partenaires institutionnels et associatifs de la Ville.
Envoyer les invitations aux différentes inaugurations.
Créer des fichiers informatiques pour l'envoi d'invitations officielles et les mettre à jour.
Réaliser quelques courses pour les besoins du cabinet (café, softs, viennoiseries .).
Finances :
Gérer et suivre le budget du cabinet (édition de bons de commande et suivi de la facturation).
Gérer la commande des fournitures pour le cabinet et le papier « officiel ».
Documentation :
Diffuser les sommaires des différentes revues reçues au cabinet.
Transmettre aux services les articles demandés.
Conditions et/ou contraintes inhérentes liées au poste :
Horaires fixes et pics d'activité en fonction des obligations du service ou en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions.
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ainsi que devoir de réserve et sens du service public.
Travail du lundi au vendredi
Droit à congés : 25 jours de congés annuels + 13 jours de RTT + 2 jours de fractionnement + 2 jours de ponts
Vous souhaitez participer à un service public à taille humaine, dynamique et de qualité n'hésitez pas à candidater avant le 7 mars 2025 avec CV et lettre de motivation
Experience: 3 An(s) - ds la fonction publique
Compétences: Système d'information et de communication,Politiques publiques,Socio-économie,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Concevoir et gérer un projet,Impulser un projet au niveau local, national ou européen,Évaluer la mise en œuvre d'un projet, d'un plan d'action,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Rédiger des procès-verbaux de séance du conseil municipal ou régional,Réaliser des opérations comptables,Élaborer et mettre en oeuvre les conventions de délégation de services publics et contrôler leur mise en oeuvre (publicité, candidats, marchés, prestations, ...),Utiliser les outils numériques,Diffuser des délibérations de séance du conseil municipal ou régional,Rendre compte de l'action conduite à l'élu exerçant la responsabilité politique,Fonctionnement des services de collectivité,Règles juridiques délaboration actes administrifs,Comptabilité publique,Pricipes rédactionnels,Outils bureautiques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 3 An(s) - ds la fonction publique
Compétences: Système d'information et de communication,Politiques publiques,Socio-économie,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Concevoir et gérer un projet,Impulser un projet au niveau local, national ou européen,Évaluer la mise en œuvre d'un projet, d'un plan d'action,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Rédiger des procès-verbaux de séance du conseil municipal ou régional,Réaliser des opérations comptables,Élaborer et mettre en oeuvre les conventions de délégation de services publics et contrôler leur mise en oeuvre (publicité, candidats, marchés, prestations, ...),Utiliser les outils numériques,Diffuser des délibérations de séance du conseil municipal ou régional,Rendre compte de l'action conduite à l'élu exerçant la responsabilité politique,Fonctionnement des services de collectivité,Règles juridiques délaboration actes administrifs,Comptabilité publique,Pricipes rédactionnels,Outils bureautiques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.