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Missions principales :
Accueil du cabinet :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du cabinet et de la direction générale des services.
• Assurer un rôle d’interface entre les élus et les services.
• Gérer les agendas de la Maire, de la directrice de cabinet et de la directrice générale des services.
Assemblées :
• Convoquer les commissions municipales et les conseils municipaux par le logiciel i-delibre.
• Assurer la préparation en amont des délibérations en lien étroit avec les services et la directrice générale des services.
• Transmettre les délibérations au contrôle de légalité et les rendre exécutoire.
• Rédiger les décisions municipales et en assurer leur diffusion (préfecture).
• Réaliser les registres des actes administratifs trimestriels.
Gestion du courrier :
• Organiser le traitement du courrier entrant et sortant en lien avec l’agent affecté à cette mission.
• Préparer les réponses aux courriers adressés au Maire selon les indications du Maire (récupérer les éléments de réponse auprès des différents services) avant de les soumettre à la validation du Cabinet.
• Enregistrer les courriers arrivés et les réponses.
• Suivre les interventions des services selon les cas.
Gestion des courriels :
• Dispatcher les mails reçus sur la boite générique aux bons interlocuteurs dans les services pour réponse et s’assurer de la réponse apportée, et, le cas échéant, préparer les réponses.
Administratif :
• Rédiger des comptes rendus de réunions et des notes synthétiques d'information si besoin.
• Mise à jour du classeur d'astreinte des élus et organisation des astreintes.
• Créer, mettre à jour et classer différents fichiers et dossiers.
• Gérer les médailles du travail (réception, transmission des diplômes et gestion des cérémonies de remise des médailles).
Relations publiques :
• Organiser les évènements du ressort du cabinet, notamment les cérémonies protocoles.
• Assurer les interfaces avec les partenaires institutionnels et associatifs de la Ville.
• Envoyer les invitations aux différentes inaugurations.
• Créer des fichiers informatiques pour l'envoi d'invitations officielles et les mettre à jour.
• Réaliser quelques courses pour les besoins du cabinet (café, softs, viennoiseries …).
Finances :
• Gérer et suivre le budget du cabinet (édition de bons de commande et suivi de la facturation).
• Gérer la commande des fournitures pour le cabinet et le papier « officiel ».
Documentation :
• Diffuser les sommaires des différentes revues reçues au cabinet.
• Transmettre aux services les articles demandés.
Compétences requises :
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Techniques d'écoute active et de médiation
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail, tableaux de bord, outils de planification et suivi
• Maîtrise avancée des outils bureautiques suite Office (Word, Excel, PPT)
Située au sein de la Métropole de Bordeaux, la Ville du Haillan (33) est une ville à taille humaine de 12 000 habitants. Bénéficiant à la fois d’un dynamisme économique avec l’Aéroparc (Ariane, Dassault, Thalès) au sud de la commune et d’un cadre de vie naturel avec le Parc des Jalles au nord, Madame la Maire et son équipe portent un projet politique ambitieux de transition écologique et solidaire, qui est reconnu avec l’obtention en juin dernier du label international cittaslow.
L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente à la Maire, à la directrice de cabinet et à la directrice générale des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il/elle coordonne les agendas de la Maire, de la DGS et de la directrice de cabinet, en lien avec les services, pour assurer la transversalité des dossiers.
Vous souhaitez participer à un service public à taille humaine, dynamique et de qualité, n’hésitez pas à candidater avant le 07 mars 2025. Vous trouverez ci- dessous la description des missions, les compétences requises ainsi que le savoir-être.