Postée il y a 14 heures
ACTIVITES
Accueil
• Assure l’accueil téléphonique et physique du public, identifie la demande et oriente vers le professionnel adéquat
Secrétariat
• Tient les plannings des travailleurs sociaux
• Effectue la saisie des rapports et notes de synthèse
• Assure la gestion du courrier (enregistrement arrivée/départ, diffusion)
• Apporte un soutien pour l’archivage et le classement
• Participe à l’organisation du service.
Spécificité
• Est amené.e à se déplacer fréquemment sur les MDS du territoire du Grand Nancy.
Compétences techniques :
• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique du Conseil général
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)
• Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
• Connaître les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir écouter
• Comprendre les besoins de son interlocuteur
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir se rendre disponible
Compétences stratégiques :
• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Savoir orienter les personnes vers l’interlocuteur ou l’organisme adéquat
• Être en mesure d’alerter lors d’un dysfonctionnement
• Savoir s’adapter (aux outils/à une équipe)
MISSION : sous l’autorité hiérarchique du directeur territorial adjoint aux Solidarités, apporte un soutien administratif aux secrétariats de mission et de MDS du territoire.