Postée il y a 6 jours
Activités en front office :
- Accueil des usagers sur les créneaux dédiés pour les titres d’identité
- Accueil physique et téléphonique des usagers concernant l’état civil, les élections et les décès
- Rédaction des actes d'état civil (naissance, décès, reconnaissance, mariage)
- Réception et pré-instruction des dossiers de mariage, PACS et baptêmes civils
- Délivrance, renouvellement des concessions funéraires
- Réception, instruction des demandes administratives diverses (recensement citoyen, attestation d'accueil, légalisation de signature, changement de nom, changement de prénom...)
- Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales, et mobilisation lors de l'organisation des scrutins électoraux
Activités en back-office :
- Gestion et traitement des demandes transmises sur le portail citoyen et sur la boite mail du service
- Assurer le standard téléphonique du service
- Assurer le suivi et l'instruction des projets de mariage, l'édition des actes et des livrets de famille, le suivi des plannings, des diverses autorisations funéraires
- Traitement des demandes d'actes d'état civil
- Gestion des différents avis de mention et transcription (décès, notoriété, naissance, divorce...).
Activités secondaires :
- Assister les élus lors de la célébration des mariages
- Polyvalence avec les agents d'accueil (remplacement en cas de besoin)
- Assistance lors des recensements de la population (en tant qu’agent ou assistant coordonnateur)
- Pour les agents titulaires : possibilité d'être nommé Officier d'État Civil et de remplir les missions afférentes (signature des actes)
SAVOIRS-FAIRE :
- Maîtriser l’outil informatique
- Bon niveau d’orthographe
- Aisance orale
- Savoir gérer son stress
SAVOIRS-ETRE :
- Respect du principe de confidentialité
- Sens du service public
- Méthodique et rigoureux
- Sens du relationnel aigu et adaptabilité
- Polyvalence, réactivité
- Bonne présentation, langage adapté
SAVOIRS :
- Connaissances élémentaires en Droit civil, droit funéraire et droit électoral
- Procédures et écrits administratifs
- Droits et obligations des usagers
- Règles en vigueur en matière d'information aux usagers
- Techniques d'accueil et de régulation
- Logiciels métier
- Code général des collectivités territoriales
FORMATION :
Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative
STATUT :
• Titulaire de la FPT dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs ou à défaut contractuel
• Expérience souhaitée dans un poste similaire en collectivité d’au moins deux ans
Missions principales :
Instruire et constituer les actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès,…)
Enregistrer, assurer le suivi et remettre les titres d’identité
Délivrer les livrets de famille
Assurer la tenue administrative des registres
Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers
Officier les mariages