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MISSIONS PRINCIPALES
o Articuler les objectifs de service avec les orientations de la collectivité
o Animer et piloter le service (donner du sens à l'action, définir des objectifs opérationnels pour les activités ou projets du service, mettre en place un contrôle et un suivi de l'activité, notamment au moyen d'outils (tableaux de bord ...)
o Planifier et organiser le travail des équipes selon les priorités définies, en fonction des compétences nécessaires et disponibles (motiver, créer du lien dans le service, réguler les conflits, maintenir et développer des compétences, évaluer, veiller au bien-être, à la santé et la sécurité des agents, ...)
o Elaborer et suivre le budget du service (planifier des besoins, élaborer un budget prévisionnel, suivre et contrôler l'exécution du budget)
o Elaborer les appels d'offres en relation avec le service commande publique
o Participer à la gestion des ressources humaines (posséder une culture de base statutaire pour mieux appréhender la carrière de l'agent et veiller à l'application du protocole d'accord sur l'aménagement et la réduction du temps de travail, optimiser les ressources humaines)
o Rendre compte régulièrement de l'activité du service et de ses résultats au chef de département (reporting)
Mission 1 : Organiser les grands événements Béthunois (Carnaval, Pardon de la Batellerie, Fêtes de la Pentecôte, Fêtes du 13 et 14 juillet, Béthune Rétro, Marché de Noël...)
o Proposer des projets d'animations pour la ville
o Identifier les besoins
o Solliciter des partenaires et des intervenants (artistes, créateurs d'art, commerçants, ou tous prestataires nécessaires à l'organisation)
o Etablir des devis et contractualiser les prestations de services
o Planifier la réalisation de l'évènement et concevoir les animations et leur déroulement
o Organiser la logistique de l'évènement et coordonner les prestataires, fournisseurs et intervenants
o Contrôler la conformité de réalisations de fournisseurs, prestataires
o Etablir un cahier des charges, une réponse à un appel d'offres
o Réaliser les démarches administratives liées à l'évènement (formalités, autorisations, ...)
o Développer et animer un réseau de partenaires et prestataires
o Mettre en œuvre les actions de communication liées à l'évènement
o Organiser et piloter en assurant l'interface entre les différents services concernés et les animations
o Accueillir les participants qu'ils soient partenaires ou prestataires le jour de la manifestation
o Accompagner et apporter un soutien logistique (agencement, personnel requis,...) o Etablir les budgets prévisionnels des manifestations
o Faire des devis en fonction des manifestations (ex : feux d'artifice)
Mission 2 : Assurer l'organisation et la coordination sur le plan technique, réglementaire et administratif des grands rassemblements
o Anticiper les démarches technico-administratives à effectuer auprès des autorités compétentes
o Ordonnancer le temps de la mise en œuvre technique de l'événement en tenant compte des impératifs des différents services internes et/ou externes
o Piloter et organiser l'aménagement des sites et équipements des manifestations publiques dans le respect des textes réglementaires
o Contrôler le respect des consignes de sécurité lors des manifestations publiques
o Préparer et suivre les dossiers réglementaires, déclaratifs et de sécurité nécessaires aux manifestations publiques
o Réaliser la cartographie de l'événement : - Réaliser le plan d'implantation générale de la manifestation prévue - Réaliser l'implantation des moyens de secours - Réaliser un plan des axes de circulation
o Identifier et coordonner pour tout événement ou manifestation les différents acteurs (Préfecture, sous-préfecture, le SDIS...)
o Gérer le passage de la commission de sécurité dans le cadre de manifestations
spécifiques (montage de chapiteau, gradins...)
Mission 3 : Superviser la gestion du Bureau Foires et Marchés
o Organiser et coordonner la gestion administrative et technique des manifestations qui ont lieu sur la voie publique (traditionnelles ou ponctuelles)
o Superviser l'organisation et la gestion des foires, salons, marchés, ducasses, vide-greniers, braderies
o Planifier les tâches pour la bonne exécution des manifestations (retro planning)
o Veiller au respect des autorisations accordées
o Instruire et assurer le suivi des dossiers spécifiques
o Gérer l'occupation du domaine public
o Préparer éventuellement des supports de communications (signalétique, etc.)
Mission 4 : Superviser et coordonner la logistique événementielle
o Gérer les conventions, contrats, délibérations, subventions aux associations
o Veiller à assurer le lien avec les associations
o Organiser les besoins des réservations du matériel (tables, chaises, grilles d'exposition...) pour des événements spécifiques
Mission 5 : Superviser la recherche de financements spécifiques pour les animations de la ville en développant le mécénat
SAVOIR
Connaître le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités
Maîtriser les procédures de préparation, de gestion et de suivi des instances municipales
Connaître les règles de la commande publique et des marchés
Maîtriser la gestion budgétaire
Maîtriser les techniques de communication
Avoir un excellent sens de l'organisation
SAVOIR-FAIRE
MANAGEMENT
Organiser le travail des équipes
Mobiliser l'équipe, la faire évoluer
Respecter et faire respecter des règles de sécurité
Repérer et réguler les problèmes et conflits
Evaluer les agents avec objectivité
PILOTAGE DU SERVICE
Animer et piloter des équipes
Savoir définir un projet de service et une organisation (missions, ressources, projets)
Organiser et planifier les moyens techniques et humains, nécessaires à la réalisation de la manifestation / évènement
Maîtriser la mise en place et l'animation des réseaux de prestataires : logistique ...
Gérer et suivre le budget durant toute l'opération
SAVOIR-ETRE
Posséder une autorité naturelle
Posséder des qualités relationnelles affirmées
Etre fort disponible et réactif
Etre rigoureux et méthodique
Savoir travailler en transversalité et en équipe
Etre organisé
Avoir le sens de la négociation
Contribuer au dynamisme et au rayonnement de BETHUNE par la qualité des manifestations événementielles. En assurer l'organisation et la coordination sur le plan technique, réglementaire et administratif (Fêtes patriotiques, brocantes, marché de Noël, fête de la Ville, illuminations et cérémonies...).
Assurer l'encadrement d'une équipe.