Postée il y a 19 heures
1. Gestion des Assemblées :
Préparation des assemblées AVANT - PENDANT - APRES :
- Collecte des projets de délibérations, réponse et accompagnement des services y compris dans l'utilisation de l'application métier, relecture et corrections des projets d'actes,
- Co-pilotage avec la N+1 du processus de préparation des conseils jusqu'à la convocation,
- Participation à certaines assemblées (réunion en soirée),
- Préparation des documents après séances (délibérations, procès-verbaux, registres) et accomplissement des formalités d'exécution.
Suivi des représentations des élus(es) :
- Actualisation des outils de suivi des représentations des élus(es) dans les commissions et instances extérieures, en collaboration avec le secrétariat de Monsieur le Maire,
- Assurer la continuité de service des assemblées et faire face aux pics d'activités,
- Traitement des décisions du Maire et supervision des processus de prise d'arrêtés,
- Travail des décisions du Maire et supervision des processus de prise d'arrêtés,
- Travail en polyvalence entre les agents des assemblées pour assurer la continuité de service,
- Réaliser et mettre en forme divers travaux bureautiques.
Classement et archivage des dossiers :
- Réalisation des registres,
- Préparation des versements et éliminations en collaboration avec le service archives.
2. Protocole :
Phase de préparation :
- Organiser des manifestations officielles en accord avec le responsable de service, en lien avec les différents services et partenaires,
- Elaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...),
- Anticiper les tâches et prioriser les urgences,
- Participer aux visites de reconnaissance et rédiger un compte-rendu et proposer un format.
Phase de suivi des manifestations :
- Assurer le bon déroulement des évènements officiels,
- Accompagner et informer les élus dans le respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements,
- Accompagner le service des assemblées dans la préparation des séminaires élus, les plénières et accueillir les élus et les invités.
3. Cabinet du Maire (remplacement)
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire,
- Gestion de l'agenda du Maire,
- Organisation et planification des réunions et rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage,
- Assurer l'interface entre le Maire et les services et instances (CUD, SIVOM, Préfecture et Sous-Préfecture),
- Envoi et suivi des invitations des évènements organisés par la Ville.
- Connaissance de l'organisation et contexte des collectivités territoriales (communes, EPCI, ect.) et leur fonctionnement,
- Connaissances juridiques appréciées en matière d'actes administratifs,
- Maîtrise des règles de l'expression écrite et orale,
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie outlook...),
- Gestion de son temps de travail dans le respect des délais et procédures,
- Gestion des tâches collaboratives (tableaux de bords partagés),
- Capacité d'adaptation et de réactivité,
- Grand sens de l'organisation, rigueur et fiabilité d'exécution,
- Autonomie, esprit d'initiative,
- Discrétion et loyauté professionnelle,
- Aptitude au travail en équipe,
- Qualités relationnelles face à la multitude d'interlocuteurs,
- Expérience sur des missions administratives et en collectivités territoriales,
- Permis B valide exigé,
- Poste à temps complet, 37 heures 30 avec bénéfice d'ARTT, basé à l'Hôtel de Ville.
Rémunération statutaire
RIFSEEP
Complément de rémunération Vacances et Fin d'Année
Prestations PLURELYA
Participation sociale pour Mutuelle Labellisée
Participation sociale pour adhésion au contrat de prévoyance proposé
Tout recrutement peut se faire par voie de mutation, de détachement, liste d'aptitude ou le cas échéant en qualité de contractuel sur un contrat à durée déterminée d'un an.
Le(a) gestionnaire des assemblées assiste le(a) directeur(rice) de l'administration générale en assurant le suivi administratif nécessaire à la préparation des conseils municipaux ; la relecture et les formalités de mises en oeuvre des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés) et le suivi des représentations des élus.
Interlocuteur(rice) privilégié(e) des services producteurs d'actes administratifs, le(a) gestionnaire des assemblées est également garant(e) de la sécurité et de la fluidité des activités des assemblées.