Postée il y a 5 jours
Le secrétariat de la présidence est placé sous l'autorité du Président et en lien fonctionnel avec le conseiller auprès du Président. Il s'organise de manière coordonnée (planning, congés, intérim réciproque..) avec celui de la direction générale.
Il/elle assure :
- la gestion de l'agenda du Président en lien avec le conseiller;
- l'accueil téléphonique (orientation des appels, prise de messages et transmission) et physique (accueil des visiteurs de la présidence)
- l'organisation de réunions
- le traitement du courrier : enregistrement et suivi du courrier départ/arrivée, création de dossiers sous LotusNotes ; enregistrement des parapheurs
- classement et archivage
- la constitution des dossiers quotidiens du Président en lien avec le conseiller
- la gestion des fournitures et des dépenses du Président
- l'organisation matérielle des déplacements du Président en lien avec les services concernés
- les relations avec les différentes directions de l'établissement;
Grande disponibilité, selon un planning fixé en cohérence avec celui de la direction générale.
Intérim du secrétariat de la direction générale en son absence.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Gestion des bibliothèques et des archives
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Gestion des bibliothèques et des archives
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.