Postée il y a 10 jours
Assistance administrative du service bâtiment-logistique:
- Le traitement des engagements et des factures du services Bâtiment en lien avec le responsable de service
- Enregistrement et scan des courriers « arrivé et départ »
- L’enregistrement, le suivi des sollicitations et interpellations des usagers et partenaires
- Rédaction des courriers du service
- Rédaction et envoi des convocations aux réunions
Mise en œuvre et suivi des contrats de maintenance (chauffage, ascenseurs, extincteurs, alarmes incendie et vol, ventilation, désenfumage...) avec les prestataires:
- Visites annuelles
- Réparations urgentes et dépannages
- Travaux de maintien en état du parc
- Suivi des bordereaux d’intervention, informer la régie et les utilisateurs des interventions, réalisation des engagements budgétaires
- Participe à la consultation des entreprises (en fin de contrat) et à la réalisation des avenants aux contrats suivant l’évolution de notre parc
Suivi et application des obligations réglementaires sanitaires et ERP en lien avec responsable de service:
- DTA, RADON, LEGIONNELLE, Agenda d’Accessibilité Partagée (Ad’AP…)
- Suivre les évolutions réglementaires liées à notre patrimoine pour mise en application
- Commissions de sécurité des bâtiments, registres de sécurité, plans et procédures d’évacuation.
- Contrôles techniques des ERP (électricité, gaz, SSI…)
Mutation du parc bâti:
- Etablissement des états des lieux d’entrée et de sortie
- Etablissement des baux et conventions en lien avec les services finances – marchés publics
- Suivi des logements avec les utilisateurs
Connaissance des bâtiments et des modes opératoires de la construction:
• Maintenance du patrimoine
• Réglementations liées aux ERP (Légionnelle, Radon, Amiante, Ad’AP, sécurité incendie…)
Aisance rédactionnelle : maîtrise des codes rédactionnels des courriers administratifs, qualité de syntaxe
Maitrise des logiciels bureautiques et des techniques de secrétariat.
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation en fonction des évènements
Force de proposition en termes d’organisation et de méthode
Être à l’écoute des utilisateurs et des services
Qualités relationnelles, travail en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité
Capacité d’initiative, de résolution de problèmes, d’anticipation
Expression orale de qualité
Au sein du service bâtiment-logistique, vous assisterez au quotidien le responsable de service pour le suivi des contrats de maintenance, le traitement des factures et la gestion du courrier.