Offre d'emploi Responsable administratif F/H- Puteaux Développement

Les missions du poste

Fonction : Responsable Administratif
Métier ou emploi type* : Assistant en gestion administrative – J3C44
*REME, REFERENS, BIBLIOFIL
Fiche descriptive du poste
Catégorie : A – Corps : Assistant ingénieur (ASI)
Affectation
Administrative : Université de La Réunion
Géographique : Campus du Moufia, PTU, Campus du Tampon
• Mission :
Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines
• Activités principales :
Sous la responsabilité du Directeur de la DORIE :
• Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure et organiser leur mise en oeuvre
• Elaborer et proposer le budget ; contrôler sa répartition et son exécution
• Encadrer, mobiliser et animer les équipes en charge de la mise en oeuvre du plan d’action (conseillers de premier accueil, gestionnaires pédagogiques, PSYEN et Conseillers Parcours Carrière)
• Coordonner les moyens (administratifs, logistiques, et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
• Evaluer et présenter le résultat des actions menées par rapport aux objectifs de la structure
• Assurer la préparation et la mise en oeuvre des dossiers RH (propositions d’avancement, suivi du dispositif d’évaluation, documents de liaison de paye…)
• Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure
• Superviser les projets en « Accueil, Orientation, Information » (AOI) et en « Aide à l’Insertion Professionnelle », et les projets en entrepreneuriat, ainsi que les différents dispositifs adaptés aux besoins repérés et les évaluer (conférences, salons…)
• Superviser la réalisation de documents d’information et de communication relatifs aux projets et les opérations liées à leurs réalisations et à leurs diffusions
• Superviser en lien avec les responsables des formations, les DU existants dans la direction
• Assister et conseiller la direction dans sa mission d’aide au pilotage et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
• Préparer les dossiers thématiques en prévision des réunions et instances
• Piloter et mettre en oeuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offres
• Assurer la gestion et le suivi des instances, de même que l'accompagnement des actions validées dans le cadre de leur mise en oeuvre, en lien avec les acteurs concernés (COFIP…)
• Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités
• Veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité et en contrôler la mise en oeuvre
• Suivre et analyser les indicateurs, études, enquêtes, audits et tableaux de bords, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats
• Veiller ou contribuer à la production des études, des rapports et des enquêtes en lien avec l’OFIP

Contrôler l’application des règles et procédures administratives
• Initier une démarche d’amélioration continue au sein du service : projets d’évolution technique et/ou organisationnel et contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
• Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics
• Suivre les évaluations réalisées sur la structure et assurer la mise en oeuvre des recommandations
• Participer à l’élaboration des documents d’évaluation et de suivi relatifs aux activités du pôle : bilan d’activité, volet du contrat université – Etat
• Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité.

• Conditions particulières d'exercice :
- Devoir de confidentialité des informations traitées ;
- Respect des calendriers
- Disponibilité et mobilité Iors des manifestations, salons, forums, sur l'ensemble des sites de l'établissement et sur des sites externes.
Encadrement : Oui Conduite de projet : Oui
Compétences
• Connaissance, savoir :
- Connaissance de la règlementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP
- Connaissance du système éducatif de l’enseignement supérieur
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des EPSCP et de l’Université de La Réunion en particulier
- Connaissance des dispositifs de formation initiale et continue, d’orientation / réorientation, de professionnalisation et d’insertion professionnelle
- Connaissance approfondie des méthodes et des outils de l’orientation et de l’insertion professionnelle
- Connaissance de la gestion des ressources humaines
- Connaissance des principes budgétaires et réglementation des finances publiques
• Savoir-faire :
- Appliquer un ensemble de règles et procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion
- Manager une équipe et gérer les conflits
- Conduire des projets
- Mener des négociations individuelles ou collectives
- Organiser et optimiser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
- Cultiver le lien avec les composantes et services de l’établissement
- Cultiver le lien entre le service les partenaires extérieurs / entretenir un réseau de contacts et partenaires
- Animer une action de formation
- Expérience indispensable d’encadrement administratif et de gestion (RH, financière)
• Savoir-être :
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
- Diplomatie
- Capacité d’écoute
- Maîtrise de soi

L'Université de La Réunion est un EPSCP pluridisciplinaire avec secteur santé dont le siège se trouve sur le campus du Moufia à Saint-Denis. Elle est implantée sur 7 autres sites dans le nord, dans l'ouest et dans sud de l'île.
L'Université comprend 5 UFR, 1 IUT, 1 IAE, 1 ESPE, 1Ecole d'ingénieurs à trois spécialités, 1 OSU, 1 CFA, 1Institut Confucius, 1 PEE-PEPITE, 2 Ecoles Doctorales, 3 fédérations de recherche, 21 unités de recherche
dont 9 UMR (CNRS, CIRAD, INSERM, IPGP, IRD, Météo France). Elle accueille près de 15 000 étudiants, emploie un peu
plus de 1 100 personnels et dispose d'un bâti universitaire d'environ 120 000 m2 et d'un budget annuel global de 120 millions d'euros.

Missions
La DORIE assure plusieurs missions essentielles : une mission d’accueil, d'information et d’orientation, une mission d’aide à l’insertion professionnelle et une mission d’observation des formations et de l’insertion professionnelle (OFIP), elle est également en charge de l’entrepreneuriat étudiant. La DORIE porte depuis 2017, une formation : DU CPESIP/PAREO. Un dispositif permettant aux étudiants d'affirmer un projet professionnel et de se préparer à le mettre en oeuvre. Il intègre notamment des voies de préparation aux concours des métiers de la sécurité, aux concours des métiers du social et aux concours des métiers paramédicaux.
Elle dispose de locaux sur les campus du MOUFIA (Saint-Denis), du PTU et du TAMPON mais a vocation à déployer ses activités sur l’ensemble des sites de l’établissement.