Assistante administrative et technique (H/F)

Les missions du poste

L'agence BPS INTERIM de Dax, recherche pour un de ses clients une assistante administrative et technique (F/H).

Votre mission principale est d'assister administrativement les chargés d'affaires, la production et les services supports.

Vos missions :
- Assurer les contacts mail et téléphone avec les clients
- Rédiger les courriers électroniques et papiers vers les clients et fournisseurs
- Réceptionner et distribuer les courriers électroniques et papiers vers les destinataires
- Assurer l'accueil physique des entrants
- Commander le matériel lié aux frais généraux (Bureautique, EPI, consommable)
- Suivre la mise à jour quotidienne de la « feuille Excel devis »
- Consulter les fournisseurs et sous-traitants
- Mettre en forme les devis suite aux consignes transmises par les chargés d'affaires
- Enregistrer et transmettre les commandes fournisseurs et sous-traitants
- Commander et suivre les locations d'engins et de matériels
- Contrôler les délais de livraison chantier et atelier
- Saisir les indicateurs financiers, production et SSE pour permettre la mise à jour des différents
tableaux de bord
- Contrôler les dates de fin de validité des VM et demander un nouveau RV au service de santé
au travail
- Assurer les demandes et suivis des intérimaires
- Suivre les dates de fin de validité des habilitations et déclencher les demandes de sessions pour
les recyclages (et les formations initiales)
- Enregistrer et contrôler les commandes clients
- Créer les dossiers (devis ou affaires) avec la trame existante
- Collecter les BL et les classer avec les commandes fournisseurs correspondantes
- Enregistrer et transmettre les factures clients après rapprochement des validations (BL ou
autre)
- Contrôler la bonne réception des paiements et renouveler la demande le cas échéant
- Effectuer toutes les saisies, inhérentes aux affaires, dans l'ERP