Postée il y a 24 heures
· Au sein de l’équipe du secrétariat, assurer l’assistance administrative, logistique et technique du directeur général des services
· Assurer la gestion budgétaire et comptable de la présidence et de la direction général
Missions subsidiaires
· Au sein de l’équipe du secrétariat, assurer en tant que de besoin l’assistance administrative, logistique et technique des vice-présidents et directeurs généraux adjoints
Activités principales
·Organiser l’activité professionnelle de la direction générale, en lien avec les autres assistants
-Gestion des agendas, prises de rendez-vous et réservation de salles
-Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences, colloques)
-Réalisation de travaux préparatoire aux réunions (recherche d’informations, préparation de visioconférences)
-Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l’intention du directeur général des services
-Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant
-Suivi de l’utilisation des véhicules de la présidence et de la direction générale
-Mise en forme de documents
-Classement et archivage de dossiers et documents
· Gestion budgétaire et comptable
-Proposition de budget pour la présidence et la direction générale
-Engagement des missions et bons de commande pour la présidence et la direction générale
-Constatation des services faits
-Suivi de l’exécution budgétaire
·Participer à la réunion de direction générale et à la réunion des responsables administratifs de composante
Activités subsidiaires
· En tant que de besoin, gestion du courrier entrant et sortant et des actes soumis à signature
Place du poste dans l’organisation
Ce poste est rattaché hiérarchiquement au directeur général des services
Spécificités du poste
·Remplacement de l’assistante du président en cas d’absence
·Connaissances requises
-Modes de fonctionnement des administrations publiques
-Accueil physique et téléphonique
-Techniques d’élaboration de documents
-Techniques de communication
-Culture internet et bureautique
-Gestion électronique de documents
· Compétences opérationnelles
-Savoir s’organiser et gérer son activité dans un environnement complexe
-Travailler en équipe
-Savoir prendre des notes
-Savoir rendre compte
-Communiquer et faire preuve de discernement
-Mettre en œuvre des procédures et des règles
-Enregistrer, classer et archiver des documents
-Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
-Maitriser l’orthographe et la langue française
·Qualités
-Sens de l’organisation
-Rigueur et fiabilité
-Réactivité et sens de l’efficacité
-Sens relationnel
-Confidentialité et discrétion
Conditions de travail :
Poste à pourvoir pour le 1er avril 2025
Poste ouvert aux fonctionnaires (détachement) et aux contractuels de la fonction publique
CDD de 12 mois renouvelable
Basé sur notre site de Cergy
38h35 hebdomadaires | 52 jours de congés payés par an.
Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€ / mois.
Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail.
Politique active de formation du personnel.
Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.
Rémunération selon expériences & grilles de la fonction publique.
Au 1er janvier 2020, une nouvelle université chef de file de la politique académique du site est née : CY Cergy Paris Université. L’ESSEC est associée par décret à l’université et intègre sa gouvernance. Les autres écoles du site s’associent également à l’université au sein de CY Alliance.
CY devient ainsi notre emblème commun. C et Y sont la première et la dernière lettre de Cergy, sa contraction en quelque sorte, à prononcer à l’anglaise : « see why », un beau message pour une université !
CY Cergy Paris Université se construit autour d’une vision : être une université riche de sa diversité, tournée vers la société, et de rang international ; d’une mission : par sa formation et sa recherche, permettre aux nouvelles générations d’aborder la complexité du monde dans une perspective durable; et d’un mot d’ordre : « Design your life ! », pour préparer les acteurs de demain, à travers la triple promesse d’une expérience de vie sur les campus, d’une pédagogie active et engagée, et d’une ouverture forte à l’international.
D’abord au service des étudiants (26 000 en 2021 / 40 000 en 2030), CY Cergy Paris Université fait la synthèse entre formation pour tous et excellence académique, entre implantation territoriale et attractivité internationale.
Notre université se fixe l’objectif de donner à chacun la possibilité de devenir acteur de son avenir, de trouver sa place dans un monde en constante évolution, d’avoir des clés pour comprendre et faire face aux enjeux du XXIe siècle. Pour y parvenir, l’offre CY se structure autour d’une école universitaire des premiers cycles baptisée CY SUP et de 5 graduate schools de dimension internationale.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.