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Assistante médico-administrative
Fonction : Assistante Médico-administrative
ETP : 1 ETP
Affectation : CMP-CATTP UPSILON - 31 rue Sambin - 21 000 Dijon
03.80.28.07.98
Pole Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent
MISSION PRINCIPALE
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients et/ou leurs familles.
- Assurer la transmission des informations recueillies.
- Gérer les agendas des différents intervenants (médecins, thérapeutes, assistante sociale, etc.).
- Faciliter la mise en place de transports.
- Participer à l’accueil des premières demandes.
- Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux.
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient (exemple : Saisir les codes diagnostic).
- Réaliser la facturation des actes.
- Traiter des demandes, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
- Compléter les tableaux de suivi d’indicateurs en collaboration avec l’infirmière coordinatrice.
- Suivre et assurer les mouvements patients.
ACTIVITÉS DU POSTE
- Accueillir physiquement et téléphoniquement:
- Accueillir les patients et leur famille.
- Traiter les appels, les messages vocaux et les mails.
- Réaliser des affichages (informations aux patients).
- Transmettre les informations pertinentes à l’équipe.
- Gérer les plannings des différents professionnels de la structure :
- Programmer, déplacer ou annuler des consultations sur demande du médecin ou du patient.
- Consulter et utiliser les outils de suivis mis en place (tableau fin de prise en charge, tableau relais intermède, tableau relais interne, tableau liste d’attente par médecin).
- Identifier des places disponibles et contacter les familles des patients.
- Relancer les patients ayant des absences régulières injustifiées sur demande du thérapeute.
- Faciliter la mise en place de transports :
- Suivre la mise en place des bons de transport.
- Collaborer avec les transporteurs des patients.
- Participer à l’accueil des premières demandes : recueillir les informations administratives, s’assurer de la complétude du dossier, compléter le tableau de première demande, effectuer les transmissions à IDE.
- Elaborer des courriers aux patients ou aux professionnels de santé extérieurs sur demande du médecin ou de l’IDE.
- Elaborer des comptes rendus divers.
- Gérer, tenir, classer et archiver les dossiers médicaux.
- Saisir l’activité de la structure (en collaboration avec les différents intervenants).
- Participer aux réunions institutionnelles et réunions du pôle.
- Commander et gérer des fournitures et matériels de bureautique (en collaboration avec le cadre de santé).
- Réaliser des documents, maquettes.
- Procéder au tri et à l’affranchissement du courrier.
- Participer aux synthèses cliniques
LIEN HIERARCHIQUE
- Les Assistantes médico-administrative sont placées sont l'autorité de la Direction des Ressources Humaines, et par délégation sous l’autorité du Cadre Supérieur de Santé et du cadre de santé de l’unité.
- L'assistante médico-administrative exerce sous le lien fonctionnel de l’IDEC et des médecins de l'unité
RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES
- En interne
- Médecins, cadre de santé, infirmière coordinatrice (IDEC), assistante sociale, psychologues, art thérapeutes, musico thérapeutes, théâtrothérapeute, ergothérapeute, relaxologue.
- Autres secrétariats du CH de la Chartreuse.
- Bureau des entrées.
- Toutes les différentes directions du CHLC (Logistique, finances, qualité et relation avec les usagers).
- Unité pédagogique (rue de Mulhouse).
- La coordinatrice des secrétariats médicaux
En externe
- Familles, responsables légaux.
- Structures partenaires (autres structures sanitaires, Education Nationale, Justice, médico-sociale, Conseil Départemental, professionnels libéraux, etc.).
- Organismes de transport médicalisés ou non.
- Particularités du poste
- Horaires de journée et / ou de soirée (CMP-CATTP UPSILON ouvert au public de 9h à 19h).
- Structure ouverte du lundi au vendredi.
- Congés imposés en partie (structure fermée les week-end, les jours fériés ainsi que chaque seconde semaine des vacances scolaires et trois semaines en Août).
- Travail avec une équipe pluri professionnelle importante.
- Partage des activités avec un binôme AMA.
EXIGENCES DU POSTE
Diplôme requis
- Diplôme ouvrant aux concours de catégorie B.
Formations obligatoires ou spécifiques
- Environnement informatique du CHLC (Portail intranet, C-PAGE, Hôpital Manager, LIFEN, GALA, etc.) et logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWER-POINT, OUTLOOK, etc.).
Expérience
- Expérience antérieure en intra ou extra hospitalier (pôle PEA de préférence) souhaitable.
COMPÉTENCES REQUISES OU A DÉVELOPPER DANS LE POSTE
Savoir-faire
- Respecter le secret médical et professionnel.
- Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation.
- Montrer des capacités d'écoute tout en sachant rester dans son champ de compétence.
- Savoir transmettre des informations claires et fiables.
- Savoir prendre des notes rapides, rédiger des courriers, comptes rendus de réunions, rapports.
- Savoir utiliser les outils bureautiques de même qu'internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs et réaliser des recherches documentaires.
- Savoir hiérarchiser et prioriser ses activités.
Savoir Être
- Avoir le sens des responsabilités.
- Être autonome tout en sachant rendre compte.
- Faire preuve de curiosité intellectuelle.
- S'engager dans une dynamique de formation pour maintenir et développer ses compétences.
- Pouvoir accueillir de façon adaptée les usagers et partenaires.
- Faire preuve d'empathie et être capable d'accueillir la détresse des parents en restant dans son champ de compétence.
- S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés.
- Montrer un bon esprit d'équipe, d'ouverture, d'initiative.
- Savoir prendre du recul dans les situations complexes et les relayer.
Connaissances
- Maîtriser l’orthographe, les règles de grammaire, les règles de dactylographie.
- Maitriser des outils informatiques de bureautique généralistes (WORD, EXCEL, POWER-POINT OUTLOOK) ainsi que ceux spécifiques au CHLC.
- Connaître les termes médicaux spécifiques.
- Connaître la législation psychiatrique et la sectorisation.
- Respecter le secret médical et professionnel.
- Connaitre les modalités de classement et de tenue des dossiers au CH la Chartreuse.
- Connaitre les principes du recueil de l'activité et ses différentes modalités au CHLC.
- Connaître les grandes familles de pathologies psychiatriques.
Etablissement public de santé mentale de référence du département de la côte d’Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l’adulte (308 500 habitants) et d’un inter secteur de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico – sociale.
L’activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d’arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).
https://www.ch-lachartreuse-dijon-cotedor.fr/unites_de_soins/cmp-cattp-upsilon-de-12-a-18-ans/
https://www.ch-lachartreuse-dijon-cotedor.fr/wp-content/uploads/2021/05/Plaquette_CMP_Upsilon.pdf