COMMUNAUTE DE COMMUNES PORTES ENTRE-DEUX-MERS
Postée il y a 24 heures
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des services de la communauté de communes
• Enregistrer le courrier arrivée-départ
• Agencer, organiser et mettre à jour l’espace d’accueil et d’information
• Apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC et le CIAS
• Transmettre les messages, demandes et informations aux différents services
• Faire coïncider les informations reçues et mettre à jour les données sur les différents logiciels (Apoweb, Transports à la demande…)
• Assurer le suivi administratif des dossiers transports à la demande, location bureaux et espace télétravail, taxe de séjour
Accueil :
- Accueil physique :
- Des administrés, familles et rendez-vous fixés par les différents services de la CDC
- Des élus de la communauté de Communes
- Des partenaires
- Des entreprises fréquentant les tiers lieux et bureaux à la location
- Des groupes pour des formations
- Assurer l’accueil téléphonique :
- Réception l’ensemble des lignes téléphoniques du standard
- Y compris la lecture et traitement des messages répondeur
- Gérer le courrier
- Enregistrer arrivée et Départ sur C-Logic – Scan – Affranchissement
- Gérer les courriers arrivée-départ boite aux lettres et bannette
- Réceptionner les colis et information aux services concernés
- Gérer et traiter la boite mail
- Participer au rangement de l’accueil, mettre à jour les informations à disposition
- Suivre et gestion des départs et arrivées mini-bus : Tous les vendredis matin pour les départ et lundi pour les retours
Service d’Aide au Maintien à Domicile :
- Scanner les documents et intégration aux dossiers bénéficiaires
- Editer les plannings des bénéficiaires (à la demande)
- Utilisation quotidienne de l’outil Apoweb (1ier accueil et transmission des messages au service « planification »)
Transport à la demande :
- Réception des dossiers et traitement des demandes
- Mise à jour du tableau de suivi et transmission à la centrale de réservation
- Mise à jour des données au regard des informations reçues
Bureaux à la location et télétravail :
- Gérer les réservations et demandes concernant l’espace télétravail (Réservation salle, journée d’essai, convention, suivi occupation, transmission des éléments de facturation…)
- Gestion des demandes des locataires, états des lieux d’entrée et de sortie des locataires, besoins logistiques des nouveaux arrivants, communications et informations diverses
- S’assurer du bon entretien et de l’aménagement des parties communes
Taxe de séjour :
- Gestion des déclarations taxe de séjours (accompagnement, suivi, saisie des dates de début et fin d’activité, intégration des CERFA…) en lien avec l’OTEM et les Communes.
- Saisie des tiers collecteurs (plateforme de réservation)
- Edition des bilans de la taxe séjour
- Animation du portail 3D Ouest
Vis à vis des administrés et de ses collègues :
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations et documents aux usagers : (Transports à la demande, Télétravail, service à la population, Réservation de salle …)
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations aux autres membres des services et tenir à jour le registre d’accueil (physique et téléphonique) pour assurer le suivi des demandes
- L’agent doit prendre connaissance du planning des différents services CDC et mettre à jour le tableau des réunions
- L’agent doit maitriser les différents logiciels à disposition -Mushroom, C-logik- Apoweb, 3D Ouest…
- L’agent doit être en mesure d’apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC
Les « savoirs » :
- Le Titre Professionnel (TP) Agent d’accueil et d’information
- Le BEP Accueil et secrétariat
- Expérience sur un poste similaire
Les « savoir-faire » :
- Utiliser les logiciels Word, Excel, C-logik, Mushroom, Apoweb, 3D Ouest, agenda partagé, NTIC, Outlook
- Chercher l’information et la mettre en application
- Être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Les « savoir-être » :
- Sens du service public
- Écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
- Travailler en équipe et en transversalité
- Respecter la confidentialité
- Gérer son stress
- Avoir une tenue correcte et utiliser un vocabulaire correct et positif
- Faire preuve de curiosité et d’adaptabilité
Dans le cadre de ses compétences, la Communauté de communes assure un accueil physique et téléphonique auprès des usagers de son territoire tous les matins.
De plus, les après-midi sont consacrés à des missions administratives et de gestion de dossiers comme :
- taxe de séjour
- transport à la demande
- location de bureaux
Suite à une mutation, il est nécessaire de pouvoir au remplacement de l'agent qui occupe ce poste.
• Lieu d’affectation : siège de la communauté de communes
• Durée hebdomadaire de service : 35h
• Horaires de travail : Du lundi au vendredi de 08h15 à 12h15 et de 14h00 à 17h30-18h00
• Moyens mis à disposition :
Bureau– ordinateur –double écran - standard téléphonique – machine à affranchir – photocopieuse – Alarme « antipanique »
Risque du poste : multiplicité des tâches, agressivité verbale, ambiance sonore, posture statique prolongée, rythme de travail variable