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Mission principale : accueil physique et téléphonique du public – réalisation de divers travaux de bureautique - réception, traitement et diffusion de l’information – suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Mission annexe : Etablissement des paies, mandatement des fournisseurs, établissement des arrêtés de circulation en l’absence de la secrétaire de mairie
ACTIVITES:ASSURER UN ACCUEIL PHYSIQUE, TELEPHONIQUE ET ELECTRONIQUE
Recevoir le public et filtrer les appels téléphoniques
Rediriger les mails vers le bon interlocuteur et répondre aux demandes
Adapter sa communication à des publics différents
EFFECTUER DES TACHES DE SECRETARIAT
Prendre des notes, mettre en forme, rédiger tous types de courriers, documents, comptes-rendus…
Gérer et actualiser les bases d’informations
Organiser le classement et l’archivage de dossier
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
PLANIFIER ET ASSURER UN SUIVI DES DOSSIERS
Réception des appels, prises de messages, renseignements
Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivée, diffusion de l’information en général
Travaux de bureautique ; saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux), tri, classement, archivage, agendas
Suivi et mise en forme des dossiers
Urbanisme : enregistrement des demandes – envoi au service instructeur– convocation de la commission - diffusion de l’avis de la commission – envoi des courriers relatifs à l’instruction des demandes
Etat civil : enregistrement des actes, établissement des copies et/ou extrait d’actes, diffusion de l’information auprès des organismes ARS INSEE Services fiscaux - enregistrement des actes de notoriété
Recensement militaire : enregistrement des inscriptions
Elections : enregistrement des demandes d’inscription
Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
Rédiger les arrêtés d’ouverture temporaire de buvette
Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Organisation des cérémonies commémoratives
La liste des missions et activités mentionnées dans la présente fiche de poste n’est pas exhaustive. L’agent pourrait se voir confier d’autres missions selon les besoins de la collectivité
COMPETENCES REQUISES
Respect des délais
Assiduité et ponctualité
Capacité à gérer les moyens mis à disposition
Sens de l’organisation et de la méthode
Connaissance des procédures et des règles de fonctionnement
Qualité d’expression écrite et orale
Capacité d’anticipation
Entretien et développement des compétences
Réactivité et adaptabilité
Autonomie
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l’organisation et ses compétences.