AFEPT
Postée il y a 24 heures
L'AFEPT recherche un.e Assistant de Formation. Le poste est à pourvoir au plus tôt et sera basé à Bordeaux.
Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de Pôle Formation, l'assistant.e de formation aura pour rôle principal d'assurer le fonctionnement administratif pédagogique du pôle formation de l'AFEPT en liaison avec toutes les personnes concernées : stagiaires, équipe pédagogique, services centraux, partenaires, commanditaires ou personnes externes à l'établissement.
Vos missions :
Réguler le bon fonctionnement des actions et apporter un support administratif :
- Compléter les outils de suivi et le reporting internes (SCFORM, Systèmes Informations dédiés au dispositif, ).
- Assurer une bonne communication auprès des partenaires et veiller à la complétude régulière des tableaux de bords de suivi des actions et des parcours.
- Effectuer un rapprochement entre les éléments de justification (émargements, livrables) et les données saisies dans nos outils puis transmettre, de manière conforme, les états de réalisation dans les systèmes d'information de nos partenaires (EOS, KAIROS, AROFE, PREST@PPLI, ROMEO, CERES, EDENRED,CRISTALJOB ...).
- Assurer la validation des temps de formation stagiaires.
- Préparer en lien avec le coordonnateur et l'équipe de formateurs les éléments nécessaires aux suivis, aux bilans et/ou à la facturation des actions.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs en vigueur.
Apporter des services aux apprenants :
- Contribuer à la gestion des prescriptions.
- Centraliser les émargements et les motifs d'absences (arrêts de travail, accident du travail, Attestation de salaire, déclaration, ...) en lien avec le coordonnateur et les formateurs.
- Constituer le dossier de prise en charge et/ou de rémunération du stagiaire.
- Effectuer les remontées d'information auprès de l'agence des paiements dans les délais impartis pour garantir le traitement de la rémunération.
- Répondre aux sollicitations des stagiaires dans le champ de ses attributions (questions relatives à la rémunération, aux services annexes à la formation comme la prise en charge des repas, prise en charge des nuitées d'hébergement, ...).
Assurer la circulation de l'information et garantir la qualité des suivis administratifs des stagiaires :
- Transmettre aux stagiaires les éléments contractuels de son parcours (attestation, tickets de restauration, Avis de paiement, copie d'émargement, ).
- Assurer les commandes de tickets service pour l'AFEPT.
- Renseigner les usagers sur le fonctionnement des dispositifs en charge, prendre les messages des bénéficiaires, des prescripteurs, des partenaires, des financeurs et les transmettre à l'équipe.
- Assurer en lien avec le coordinateur et partenaires externes dans le cadre de groupements les audits/contrôles des commanditaires (contrôles de services faits, FSE, CRE...). Sécuriser les remontées d'information.
- Dans le cadre de notre système qualité, contactez les apprenants et traitez les retours pour un suivi post formation.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Contrôler la conformité des données,Réaliser des déclarations réglementaires,Maîtrise des outils bureautiques,Capacités rédactionnelles
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Depuis son origine, l'activité de l'AFEPT est d'agir en faveur des personnes en recherche d'insertion sociale et professionnelle et plus particulièrement de proposer une deuxième chance aux jeunes sortis du système scolaire sans qualification ni perspective.
Cette mission perdure aujourd'hui au travers d'actions de formation dans lesquelles l'individu est valorisé et accompagné dans la relecture de son expérience et la réussite de son projet.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Contrôler la conformité des données,Réaliser des déclarations réglementaires,Maîtrise des outils bureautiques,Capacités rédactionnelles
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Depuis son origine, l'activité de l'AFEPT est d'agir en faveur des personnes en recherche d'insertion sociale et professionnelle et plus particulièrement de proposer une deuxième chance aux jeunes sortis du système scolaire sans qualification ni perspective.
Cette mission perdure aujourd'hui au travers d'actions de formation dans lesquelles l'individu est valorisé et accompagné dans la relecture de son expérience et la réussite de son projet.