Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles (ESPCI)
Postée il y a 2 jours
Sous l'autorité de directrice des ressources humaines et de son adjointe, le ou la gestionnaire de l'administration et de la paie prend en charge la gestion individuelle administrative et financière d'un portefeuille d'agents fonctionnaires, contractuels et stagiaires et est référent.e pour ces personnels. Il/Elle assure la gestion administrative et la paie des agents de son portefeuille depuis leur embauche jusqu'à leur départ, dans le respect du statut de la Fonction Publique Territoriale.
La répartition est en cours au sein de l'équipe, les missions sont susceptibles d'évoluer.
Ses missions principales sont les suivantes :
* Accueillir, informer et conseiller les personnels ;
* Traiter les demandes de recrutement et les renouvellements de contrats : contrôle des pièces justificatives, de la recevabilité des dossiers des candidats retenus, en relation avec les gestionnaires administratifs des laboratoires de l'ESPCI et/ou le Bureau des carrières spécialisées (BDC) de la Mairie de Paris pour les fonctionnaires ;
* Suivre les carrières des agents titulaires en relation le BDC ou le service des retraites de la ville de Paris ;
* Elaborer les actes administratifs : contrat, avenant, décisions, attestations, attestations destinées à France Travail, etc. ;
* Gérer l'intégralité de la paie depuis la saisie des différents éléments (régime indemnitaire, mutuelle, transports, etc.) jusqu'au mandatement des charges et à la déclaration de la DSN pour l'ensemble des agents (agents fonctionnaires, contractuels de droit public et privé, élèves stagiaires, apprentis), en relation avec le coordinateur de paie ;
* Gérer et suivre les conventions de stage, gratifié ou non, constitution d'un tableau de suivi hebdomadaire ;
* Alimenter les outils de gestion administrative et de paie des personnels ainsi que les tableaux de bord en assurant le suivi des données saisies.
Il/Elle aura également en charge :
* La gestion des temps de travail (mise en œuvre et suivi du télétravail, temps partiel, gestion des congés/RTT/CET) ;
* La gestion de l'absentéisme et de la santé : maladie, accident de service, temps partiel thérapeutique, etc. ;
* La gestion de procédures transverses (GIPA, SFT, CIA, avancements, etc.) ;
* La gestion et le suivi des rendez-vous à la médecine de prévention, en lien avec le prestataire ;
* Le classement et archivage des dossiers des personnels.
* Il ou elle devra informer et accompagner les agents dans la compréhension des éléments de leur carrière et de leur rémunération. Il ou elle a notamment pour mission de rendre compte à la directrice des ressources humaines et à son adjointe de toutes les difficultés rencontrées ou prévisibles.
Les gestionnaires doivent s'organiser pour assurer la continuité du service sur l'ensemble de ces missions qui sont par ailleurs susceptibles d'évoluer pour tenir compte des besoins du service. Le poste demande une certaine polyvalence, un goût des relations humaines.
SAVOIRS
* Connaître et maîtriser le cadre règlementaire de la carrière et le statut de la fonction publique territoriale ;
* Maîtriser les outils de la gestion du personnel tels que CIRILRH, HR4YOU ou tout autre logiciel de gestion des ressources humaines intégré ;
* Maîtriser Excel et les outils de requêtes.
SAVOIR FAIRE
* Utiliser les outils logiciels de gestion du personnel ;
* Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents ;
* Élaborer les tableaux bord ;
* Préparer et rédiger les actes administratifs ;
* Appliquer les statuts et les règles internes de fonctionnement.
* Savoir identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
SAVOIR ÊTRE
* Veiller au respect de la confidentialité des informations (discrétion), devoir de réserve
* Avoir le sens du contact et des responsabilités ;
* Faire preuve de qualités relationnelles ;
* Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs ;
* Être rigoureux, autonome, organisé et réactif ;
* Être capable de s'adapter aux évolutions des systèmes d'information ;
* Savoir rendre compte à ses supérieurs hiérarchiques.
OUTILS
* Maitrise du Pack office
* Maitrise du logiciel de paie Ciril ou tout autre logiciel RH de gestion intégrée sera appréciée
Formation requise (ou diplôme) : administrative (RH de préférence).
Expérience souhaitée : 2 à 3 ans dans le domaine des ressources humaines dans un établissement de l'enseignement supérieur ou de la Territoriale.
Le poste est rattaché à la Direction des Ressources Humaines composée d'une Directrice, d'une adjointe, d'un chargé de recrutement, d'un coordinateur GA&Paie et de trois gestionnaires GA&Paie. La DRH s'articule autour de cinq grands domaines :
* La définition de la politique des ressources humaines.
* La gestion administrative des ressources humaines (167 agents sur postes permanents, 400 paies mensuelles).
* Le suivi et la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et de la masse salariale.
* La gestion individualisée et collective des personnels (recrutement, suivi de carrière des fonctionnaires, formation, accompagnement des services, conseil aux agents).
* Le fonctionnement des instances et les relations sociales.