Postée il y a 43 jours
Participation à l’organisation du secrétariat de la DST
- Accueil téléphonique
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi…
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Gestion de l’agenda et des mails du directeur.
- Prise de rendez-vous
- Contrôler les échéances institutionnelles
Rédaction des documents et courriers de la direction
- Rédaction de rapports
- Rédaction de courrier divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papiers et numériques
- Constitution d’un plan de classement
- Veille documentaire
PRECISIONS LIES AU POSTE
Préparation des Conseils de quartier mensuels :
- Préparer les dossiers en amont
- Concerter les acteurs Ville et Métropole
- Tracer les actions réalisées et à programmer par quartier
- Tenir un tableau de bord de la DST de suivi des demandes et des réponses faites sur les Conseils de quartier
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées
Suivi administratif des projets de la direction
- Organiser, collecter, mettre à jour des bases de données relatives aux outils de pilotage définis par la direction, faire des extractions etc...
- Apporter une assistance administrative à l’ensemble des directions de la DGA
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Connaissances / savoir-faire
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point)
- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rendre compte
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Connaissance de l’environnement territorial
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Etre rigoureux et organisé
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
- Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
BEP/CAP en assistanat de direction ou gestion. BAC PRO ou équivalent pro.
Définition : assistant du directeur, vous avez pour mission de l’assister dans la mise en œuvre des différentes tâches (administratives, financières, technique…)