Postée il y a 3 heures
Missions principales:
- Accueil téléphonique du service évènementiel
- Traitement des demandes d’information des administrés et du courrier
- Rédaction et suivi des comptes-rendus de réunion
- Participation et organisation de l’ensemble des commémorations et en assurer le bon déroulement
- Organisation des réceptifs de petites et moyennes envergures
- Gestion du stock de denrées nécessaires aux réceptifs
- Gestion du stock du petit matériel du service
- Gestion du stock des objets promotionnels de la ville
- Commande du matériel nécessaire aux évènements auprès des entreprises et prestataires
- Participation à l’organisation des évènements officiels et protocolaire du Maire et des élus
- Rédaction des factures aux exposants
- Participation à la rédaction des fiches techniques et des plans d’implantation des petits et moyens évènements
- Rédaction des demandes de matériel aux services internes
- Assurer le relai d’information auprès des services transversaux
Missions annexes:
- services des réceptifs
- chargement, manipulation du matériel municipal
Suggestions particulières : Disponibilité, Flexibilité et Polyvalence.
Savoirs:
• Capacité rédactionnelle, mail, compte rendu, courrier
• Connaissances informatiques : Pack Office (bon niveau)
• Savoir planifier et prioriser
• Savoir collaborer et travailler en équipe
• Savoir adapter sa communication à tous les types de publics
• Être garant du respect des exigences de qualité relatives à l’ensemble de l’événement, de sa préparation à sa clôture
Savoir-faire:
• Savoir rédiger les cahiers des charges et les objectifs de l’événement en interne selon la commande du Maire et des élus.
• Savoir rechercher des ressources et demandez des devis
• Savoir respecter le budget communiqué par le responsable pour l’achat des matériels et convenir des prestations avec les fournisseurs et les intervenants.
• Savoir assurer le contrôle et le suivi de l’ensemble des commandes en contrôlant l’ensemble des livraisons
• Savoir assurer la coordination de l’information entre les fournisseurs et les prestataires et le service
• Savoir assurer la communication et le suivi de l’information aux services extérieurs
• Savoir rédiger des courriers,
• Savoir gérer et organiser des stocks
Savoir-être:
• Être organisé
• Gérer le stress
• Être rigoureux
• Être dynamique
• Être flexible pour s’adapter aux situations
Capacité de travailler en horaires décalées, soir, weekend et jour Férié sur un cycle de 37h/semaine avec RTT.
Permis B obligatoire
La collectivité recherche un agent pour renforcer le service Evenementiel.
Celui ci sera en charge de l'organisation des manifestations festives de la commune au sein d'une équipe.