Assistante de direction Maîtrise d'oeuvre H/F

Les missions du poste

Sous la marque FAB BTP & Construction, nos équipes spécialisées accompagnent dans leurs recrutements les entreprises du secteur du Bâtiment, des Travaux Publics et de la construction.

Nous accompagnons un bureau d'études techniques indépendant qui intervient dans la construction, l'aménagement, l'énergie, et l'environnement en tant que maître d'œuvre de conception et de réalisation.

Sous la responsabilité du Directeur de l'agence, vous assurez le secrétariat du Directeur d'agence et de l'équipe en place (deux chefs de projet, un conducteur de travaux).

A ce titre, vous êtes polyvalent(e) et autonome.

En tant que secrétaire du directeur d'agence, vos missions seront les suivantes :

* Assurer l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
* Assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions ou leur mise en page et envoi.
* Gérer l'agenda du directeur.
* Effectuer la détection des affaires par la lecture des revues spécialisées BOAMP, moniteurs, presse locale, participe au montage des équipes et au suivi commercial.
* Monter les réunions et entretiens de prospection commerciale avec les intervenants extérieurs (Architecte, entreprise, clients).
* Établir les dossiers de candidatures et d'offres avec l'appui du Directeur ou Chef de projet.
* Transmettre au directeur les éléments de facturation et participe au montage du budget.
* Ouvrir les nouvelles opérations dans BeCloud Affaires et sous PGI en respectant la procédure.
* Gérer la partie contractuel (enregistrement, suivi, relance), y compris sous-traitance.
* Assurer la gestion administrative du personnel de l'agence, absences, congés.
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers du Directeur (papier, informatique) en appliquant les procédures existantes.
* Participer à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires, gestion des entretiens des locaux, du matériel commun, etc...)

Expérimentée, rigoureuse avec une première expérience significative sur un poste similaire au sein d'un maître d'oeuvre