Communauté d'agglomération du Grand Verdun
Postée il y a 12 heures
Le responsable administratif est appelé à travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des agents des équipements de la Direction de la Culture - pôle patrimoine, pôle livre et lecture publique, pôle technique, pôle enseignement artistique - sa mission nécessitera une présence à temps partiel sur le site du Conservatoire de musique et de danse.
Activités principales :
* Gestion administrative et financière
* Chargée de l'information et de la communication interne du service : liens avec l'ensemble des équipements de la direction - lien avec les autres services de la collectivité.
* Accueil du public (physique et téléphonique)
* Gestion du courrier (papier et mail)
* Régisseur principal des recettes et d'avances : (en lien avec l'arrêté et le fonctionnement du Trésor Public)
* Suivi du Budget :
* Suivi des devis
* Bons de commande
* Suivi de la facturation
* Liens avec les fournisseurs
Missions accessoires :
au Conservatoire de musique et de danse - 1 à 2 jours semaine :
* Accueil du public
* Tenir un pôle accueil (public et professeurs) au Conservatoire, sur des temps prédéfinis
* Gestion du fichier et suivi des élèves : travailler sur le logiciel IMUSE (formation possible) :
* Saisie informatique et mise à jour régulière des données.
* Assurer la bonne marche de la procédure d'inscription des élèves (validation, mise à jour des fichiers, contrôle)
* Edition des listes d'élèves par professeurs, des fiches de présences et d'absences
* Préparation des dossiers des élèves, saisie informatique et mise à jour régulière des données
* Gestion des salles et du parc instrumental (fiche de suivi, assurance,...),
Aide à la direction et à l'organisation :
* Réaliser les tableaux de statistiques en lien avec les activités du conservatoire
* Gestion interne de l'information (affichage, documents pédagogiques, bulletins...
* Mise en forme et envoi du courrier, des notes, mailing, dossiers divers (subvention, projets scolaires et sociaux)
* Du logiciel Octime pour les professeurs
AVANTAGES SPECIFIQUES
* Les activités physiques et sportives au travail : la collectivité offre la possibilité à ses agents d'effectuer 1h30 de sport par semaine, comptabilisé dans le temps de travail. Un planning avec différentes activités diverses et variées est proposé.
* Dispositifs pensés pour le bien être des agents (solution de covoiturage avec Karos, Lily facilite la vie pour régler les problèmes du quotidien)
* Régime indemnitaire autre : prime de fin d'année (1280? brut par an) versement d'un complément indemnitaire annuel (montant médian 200?), IFSE partage (175,00?/an)
* Le télétravail, jour fixe ou flottant
* Téléphone portable professionnel
* Flexibilité horaire sur l'année déjà en place depuis plusieurs années avec horaires flexibles et semaine de travail organisée en 4,5 jours, expérimentation semaine 4 jours et flexibilité au travail (possibilité de travailler en 5 jours ou journée continue,...)
* Congés : 25 jours de congés par an + 2 jours de fractionnement possibles
* RTT & heures : 9 à 11 RTT par an, possibilité de placer les heures supplémentaires sur un compteur d'heures qui peuvent se poser en heures, en demi-journée, en journée,...
* Journée enfants malade (6 jours par an + 6 jours si hospitalisation ou maladie grave)
* Autorisation d'absence diverses (mariage, pacs, décès) + autorisation d'absence pour concours (avec prêt de voiture et prise en charge des repas pendant le concours)
* Dossier promotion interne et avancement de grade suivi annuellement par la DRH
* Tickets Restaurant : à partir de 6 mois d'ancienneté dans la collectivité. - carte créditée de 60? par mois - 30? pris en charge par la collectivité, 30? à la charge de l'agent
* Nous disposons également du Comité des Oeuvres sociales (billetteries locales, locations, primes,... vous pouvez trouver toutes les offres sur le site internet et du Comité national d'actions sociales (qui propose également de la billetterie au niveau national, les chèques vacances, participation financière pour les vacances, les abonnements sportifs, les chèques lire, les chèques culture, les coupons sports up, prime de rentrée scolaire, prime pour permis de conduire, prime pour évènement (mariage),...) - cnas.fr
* La collectivité participe financièrement également à la prévoyance, garantie maintien de salaire, jusqu'à 7,00 ? par mois.
Compétences requises :
* Connaître et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
* Connaître le fonctionnement et l'organisation de la collectivité
* Connaître les textes cadres du conservatoire (règlement des études, règlement intérieur, charte de l'enseignement, délibération des cotisations-)
* Maîtriser les règles de la comptabilité publique
* Concevoir des outils et des procédures de contrôle
* Maîtriser les logiciels métiers (budget, gestion du temps,..)
* Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
* Identifier et mobiliser les ressources nécessaires à la réalisation d'une demande
* Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
* Conserver la neutralité et l'objectivité face aux situations
* Capacité rédactionnelle
* Techniques de communication et de négociation
* Techniques d'écoute active et de médiation
* Techniques de gestion de conflits (formation possible)
* Technologies de l'information et de la communication
* Force de proposition
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Rigueur et organisation
* Autonomie
* Esprit d'équipe
* Esprit d'initiative et de décision
* Ponctualité et disponibilité maîtrisée
* Être garant du service public et de sa continuité ;
* Devoir de réserve et sens du service public
Spécifications du poste : Rythme, jours et horaires de travail :
Temps complet annualisé 1607H
Spécificités et contraintes du poste :
Réunions possibles en fin de journée ou en soirée
Chiffres clés : Intercommunalité regroupant env. 30 000 habitants, 25 communes, Mutualisation du personnel de la CAGV, de la Ville, du CCAS et de plusieurs communes membres (plus de 400 agents).
Le responsable administratif est appelé à travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des agents des équipements de la Direction de la Culture - pôle patrimoine, pôle livre et lecture publique, pôle technique, pôle enseignement artistique - sa mission nécessitera une présence à temps partiel sur le site du Conservatoire de musique et de danse.
Activités principales :
Gestion administrative et financière
Chargée de l'information et de la communication interne du service : liens avec l'ensemble des équipements de la direction - lien avec les autres services de la collectivité.
Accueil du public (physique et téléphonique)
Gestion du courrier (papier et mail)
Régisseur principal des recettes et d'avances : (en lien avec l'arrêté et le fonctionnement du Trésor Public)
Suivi du Budget
Missions accessoires : au Conservatoire de musique et de danse - 1 à 2 jours semaine
Accueil du public
Gestion du fichier et suivi des élèves : travailler sur le logiciel IMUSE (formation possible)
Gestion des salles et du parc instrumental (fiche de suivi, assurance,...),
Aide à la direction et à l'organisation.