Postée il y a 3 jours
Secrétaire Formation en remplacement
Missions:
L'antenne du Rhône de la délégation Auvergne - Rhône - Alpes est l'interlocutrice privilégiée des collectivités territoriales par son inscription dans le territoire, sa connaissance de l'histoire, de la culture et des spécificités des collectivités. A ce titre, elle assure la promotion du CNFPT et de l'ensemble de son offre de service qu'elle met en oeuvre.
L'équipe de l'antenne du Rhône est composée d'un responsable, de 7 conseillers formation, de 8 assistantes formation et 6 secrétaires de formation.
Le volume important de demandes de formation et de projets exigent une répartition du travail entre les assistants formation et secrétaires formation de l'équipe qui se traduit par une forte polyvalence et une capacité de chacun à travailler en autonomie comme en équipe pour répondre de manière adaptée aux besoins des collectivités.
Sous la responsabilité hiérarchique du responsable d'antenne vous assurez certaines missions de secrétaire formation :
Préparation des dossiers de stages :
Préparer les dossiers d'ouverture des stages
Etablir les listes d'émargement et de frais de déplacement,
Générer les convocations de stage et les envoyer
Préparer les éléments logistiques pour le stage
Clôture administrative des stages :
- Saisir les présences des stagiaires dans l'application informatique et envoyer les attestations,
- Pointer les RIB manquants et relancer les stagiaires pour les frais de déplacements,
- Envoyer les courriels aux stagiaires refusés sur les stages,
- Générer les bilans d'évaluation,
- établir les documents comptables pour le paiement des intervenants et les transmettre.
En fonction du profil retenu d'autres missions administratives pourront être confiées.
Profil:
Vous faites preuve de rigueur et d'autonomie et vos capacités à vous organiser, à planifier et à anticiper sont reconnues,
Parfaite maîtrise des outils bureautiques et d'Internet,
Capacité d'apprentissage rapide des applicatifs métier de la formation,
Capacité à travailler en équipe, à gérer plusieurs informations et demandes,
Autonomie dans la gestion du travail et des priorités
Sens de l'écoute et de l'initiative.
Précisions:
Contrat de Mise à disposition du CDG69 au CNFPT
Durée: 1 mois renouvelable
Rémunération: selon grille de la fonction publique territoriale
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser des opérations comptables,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser des opérations comptables,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.