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1. Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents et leur famille et de tout type de public
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'établissement
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence
- Réceptionner le courrier et les colis, les répartir au sein de l'établissement en fonction du destinataire
- Renseigner les futurs résidents et leur famille sur le fonctionnement global de l'établissement et participer à leur admission en collaboration avec la Direction.
2. Réaliser des tâches de secrétariat courant
- Créer le dossier administratif des nouveaux résidents (format papier et numérique)
- Constituer et suivre les dossiers relatifs à l'attribution de l'allocation personnalisée à l'autonomie, les dossiers CAF et tout autre dossier d'aide sociale en collaboration avec la comptable
- Gérer les lignes téléphoniques des résidents
- Classer et archiver des documents
- Créer et mettre à jour des bases de données
- Réaliser des tâches de secrétariat médical ponctuelles en collaboration avec les infirmier(ère)s(prise de rendez-vous, gestion des pièces du dossier résident)
- Réaliser la frappe de documents administratifs
3. Participer à la vie sociale de l'établissement
- Réaliser des actions de communication et de promotion de la structure
- Collaborer avec l'animatrice à la mise en place et l'organisation des animations pour les résidents
Les savoirs:
* Techniques et outils de la communication
* Organisation, organigramme et services de l'établissement
* Techniques de secrétariat
* Techniques de régulation des conflits
Les savoir-faire:
* Accueillir le public avec amabilité
* S'exprimer clairement et reformuler les demandes
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Identifier le degré d'urgence d'une demande
* Utiliser un standard téléphonique
* Utiliser les outils traditionnels de la bureautique
* Respecter les procédures administratives
* Gérer les situations de conflit et de stress
* Trier, reprographier et mettre sous pli des documents
* Elaborer, exploiter et évaluer des outils de suivi
Les savoir-être:
* Amabilité, Rigueur
* Discrétion professionnelle, Organisation
* Ecoute, Disponibilité
* Réactivité
L'agent d'accueil est chargé d'accueillir, orienter et renseigner le public et les administrés en veillant à véhiculer une bonne image de la collectivité. Il participe aux tâches administratives courantes inhérentes au bon fonctionnement de l'établissement