ASSISTANT ACHATS ET MOYENS GENERAUX

Les missions du poste

L'ACO est le créateur et organisateur des 24 Heures du Mans qui ont lieu depuis 1923 sur le mythique circuit du Mans. Cette épreuve iconique du sport automobile connait aujourd'hui un développement international accéléré grâce au Championnat du Monde d'Endurance de la FIA (FIA WEC) qui permet aux passionnés du monde entier d'assister à des épreuves de type Le Mans lors de huit courses organisées sur quatre continents. Le circuit du Mans accueille d'autres nombreuses manifestations internationales comme les 24 Heures Motos, le Grand Prix France Moto, Le Mans Classic, les 24 Heures Camions, les 24 Heures Karting, … En complément, l'ACO développe d'autres activités liées aux sports mécaniques et à la sécurité routière, et qui contribuent à son rayonnement national et international : * L'organisation de séminaires et évènements d'entreprises dans un lieu mythique, * Un complexe international de Karting, * Le Musée des 24 Heures, * Les écoles de pilotage, * La location des pistes, L'ensemble de ces activités est organisé par des équipes de collaborateurs animés par les valeurs de l'ACO : Ethique, Esprit d'équipe, Excellence, Indépendance, Pérennité et Passion, et qui travaillent chaque jour au cœur même du circuit des 24 Heures. L'expertise de nos collaborateurs porte notamment sur les métiers suivants : sport mécanique, commercial et marketing, communication, et fonctions transverses.

Description du poste et Missions

Sous la responsabilité du Responsable Achats, l'Assistant Achats et Moyens généraux aura des missions qui s'articuleront autour de deux axes différents mais complémentaires, les achats et les moyens généraux. Vous travaillerez avec le Coordinateur reprographie/moyens généraux et les acheteurs du service.

Vous serez amené(e) à :

Pour les Achats :

• Gérer les repas des collaborateurs pendant les épreuves et la relation avec les traiteurs :

• Collecte des besoins et gestion des commandes auprès des traiteurs,
• Assistance auprès des services et gestion des litiges,
• Vérification du bon déroulement des prestations (conformité des repas aux menus, respect du nombre de plateaux commandés et livraison au bon emplacement).

• Gérer des commandes épicerie et boulangerie pendant les épreuves :

• Collecte des besoins des services et passage de commande auprès du fournisseur,
• Gestion des litiges et suivi de la bonne réception des commandes et des factures.

• Centraliser et suivre les budgets :

• Création des bons de commande pour les achats centralisés à la DAFJ et suivi du budget alloué par Direction.

 Pour les Moyens généraux :

• Gérer le service courrier :

• Affranchissement, réception et dispatch du courrier,
• Gestion du stock des fournitures et du suivi des dépenses liées à l'activité.

• Gérer les dotations de vêtements :

• Suivi des stocks et des essayages pour les nouvelles collections, distribution des dotations,
• Gestion de la relation avec l'ESAT pour la bonne exécution de la prestation.

• Gérer les podiums :

• Gestion des stocks, acheminement et livraison des éléments du podium.

• Gérer le contrat des prestataires de nettoyage des activités permanentes :

• Vérification de la bonne exécution des prestations (contrôles visuels),
• Gestion de la main courante, des demandes internes et du contrôle des factures.

• Gérer d'autres missions ponctuelles comme le prestataire pressing, les machines à café, le parc véhicules, …

Profil recherché

• Vous avez une expérience significative d'au moins 5 ans dans le domaine de l'évènementiel,
• Vous avez un sens du relationnel avec une forte adaptabilité et autonomie,
• Vous êtes organisé, rigoureux et vous appréciez travailler en équipe,
• La possession du Permis B est indispensable et du CACES R489 - Catégorie 3 serait un plus,
• La maîtrise des outils informatiques et bureautiques est indispensable à ce poste,
• Disponibilité requise pendant les manifestations sportives.

Informations utiles

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