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L'UDAF de la Mayenne est une institution engagée au service des familles. Elle représente et soutient les familles vivant sur le département. Elle défend leurs intérêts et les accompagne en fonction de leur besoin. L'UDAF de la Mayenne propose des services d'information, d'accueil et d'accompagnement dans plusieurs domaines : parentalité, médiation familiale, budget, consommation et protection des personnes.
MISSIONS :
Assistanat de la Direction :
Gestion des courriers, planning, secrétariat divers ;
Organisation de rdvs. Réservation salle - voiture ;
Gestion des appels. Transmission des informations ;
Préparation des dossiers (recherches documentaires, impression, etc) ;
Suivi administratif et réception des prestataires lors d'une intervention de maintenance ;
Organisation de rencontre, de déplacement extérieur (hôtel, train.)
Assistanat de la Présidence & des instances de la gouvernance :
Gestion des courriers, mails, planning, secrétariat divers ;
Gestion des invitations (réponse, excuses) ;
Organisation de rencontre, de déplacement extérieur (hôtel, train.) ;
Gestion de la boite mail institutionnelle ;
Gestion du secrétariat du CA et du BUREAU (Ordre du jour, Convocations, PV).
Suivi administratif du la Flotte Automobile :
Suivi administratif en lien avec la Direction du parc automobile (entretien, contrôle technique, etc..).
Gestion et suivi des réservations sur le logiciel GRR
Suivi administratif du parc d'imprimantes :
Edition des relevés ;
Demande d'intervention pour les pannes ;
Maintenance ;
Interface avec les fournisseurs
Suivi administratif de la Téléphonie :
En lien avec l'informatique ;
Réception et communication des plaintes de dysfonctionnement à la Direction ;
Gestion à distance de certaines maintenances ;
Gestion de l'interface ;
Commande carte SIM.
Fournitures consommables & hygiène des locaux :
Commande ;
Vérification des stocks ;
Réception et rangement des fournitures ;
Devis prestataire entretien pour remplacement de notre agent d'entretien durant ses congés.
Suivi administratif du Registre de sécurité :
Suivi administratif du dossier.
Maintenance bâtiment
Appel d'offre
Interface avec les prestataires en cas de panne
Suivi et entretien obligatoire du matériel
Gestion et suivi des travaux
Suivi administratif des assurances
Suivi administratif des contrats d'assurances et sinistres.
COMPETENCES REQUISES :
Discrétion
Autonomie, écoute
Qualités rédactionnelles et organisationnelles
Bureautique (Pack office et Logiciels internes)
Courtoisie et un bon relationnel
DIPLOME REQUIS :
Formation de niveau bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciales, gestion de la PME
CONTRAT :
Poste à pouvoir le 24 février 2025.
SALAIRE :
Rémunération selon la Convention Collective Nationale du 15 Mars 1966
Reprise de l'expérience selon les modalités de la convention collective.
AVANTAGES :
- Ticket restaurant
- Congés trimestriels
- Avantage CSE (carte cadeaux, réduction.)
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.