Postée il y a 23 heures
Lannion-Trégor Communauté recherche pour son CIAS un(e) assistant de direction.
Poste à temps complet - CDD de 2 mois à pourvoir dès que possible.
MISSIONS :
Pour le Conseil d'administration et la Commission permanente :
- Préparation des convocations, réservation des salles, mise en forme des rapports et délibérations, transmission des dossiers/convocations, mise à la signature des délibérations puis envoi au contrôle de légalité et transmission aux services concernés par les actes, rédaction des comptes rendus
Pour les Commissions thématiques, Assemblée plénière "Prévention de la délinquance, Comités de pilotage, Groupes locaux "prévention de la délinquance" et Comités techniques :
- Préparation et envoi des invitations, présence aux réunions et rédaction des comptes rendus (préparation de la trame des relevés de décisions/d'échanges pour les commissions thématiques et comités techniques).
- Accueil téléphonique en binôme avec l'assistante administrative (réception d'appels pour le portage de repas à domicile du pôle de Lézardrieux et suivi des appels)
- Gestion du courrier arrivé et départ
- Assistance administrative à la responsable de service
- Suivi administratif des conventions de mise à disposition de locaux au profit du CIAS ou de tiers
- Suivi financier pour les marchés de repas ALSH (10 lots)
- Suivi de contrats individuels de prestation et facturation aux bénéficiaires pour le service de portage de repas à domicile
- Assure la continuité de service du service de portage de repas en l'absence de la responsable de service
PROFIL :
Compétences techniques :
- Connaitre l'environnement et le fonctionnement d'un établissement public
- Bonne maîtrise des techniques de secrétariat
- Maitrise de l'outil informatique et des moyens de communication
Compétences relationnelles :
- Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe
- Qualités rédactionnelles
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Sens du service public
- Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
Contraintes liées au poste :
- Travail en bureau
- Quelques réunions le soir (pour les conseils d'administration)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.