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Accueil physique et téléphonique du public - Gestion des salles de réunion - Polyvalence sur le pôle Courrier et le Centre de Documentation - Gestion administrative de fournitures
ACTIVITES :
Accueil physique et téléphonique du public : 35 %
- Accueillir le public sur place ou par téléphone
- Renseigner, informer et orienter le public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Participer à différentes manifestations internes et externes
- Réceptionner les différents courrier et livraison venant de l'extérieur
Renseignement et orientation du public :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter vers les personnes et services compétents
Gestion des salles de réunion : 35 %
- Gérer un planning de réservation de salles
- Vérifier et mettre à disposition le matériel dans les salles de réunion (ordinateurs portables, paper board, fournitures de bureau ....)
- S'assurer de la bonne configuration de la salle en fonction de la typologie de réunion
- Réaliser et tenir à jour des statistiques liées aux salles de réunion
Gestion administrative de matériels/fournitures : 20 %
- Assurer le suivi du marché " location et maintenance des machines à café et fontaine à eau
- Assurer le suivi des commandes de cartes de visite, du papier reprographie, des fournitures de bureau
- Assurer le suivi des tickets de parking (Bonificateurs)
- Réaliser et tenir à jour des tableaux de suivi de l'activité
Polyvalence sur le pôle Courrier et le Centre de Documentation : 10 %
- Assurer une polyvalence sur d'autres missions du service :
· Réceptionner, trier et ventiler le courrier
· Aider le pôle documentation/veille à la réalisation de la revue de presse
· Participer aux travaux de reprographie
- Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction Publique Territoriale.
- Connaître les procédures internes et engagements de service en matière de relation usager ainsi que les techniques de l'accueil et du standard
- Connaître les techniques de communication
- Connaître les procédures d'achat internes et les CCTP des marchés liés à l'activité
- Connaître les applications et outils métiers liés à l'activité du service
- Savoir gérer un conflit
- Comprendre et mémoriser les informations et savoir reformuler une demande.
- Être organisée et méthodique
- Disposer d'un bon sens du relationnel
- Savoir travailler en équipe
- Savoir être patient et avoir une maîtrise de soi
- Faire preuve de discrétion et confidentialité
- Faire preuve de réactivité
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Conditions générales :
Spécificités:
- Horaires décalés liés à des réunions ou des manifestations tardives le soir et pendant les périodes de séances plénières du CR, travail le samedi et les jours fériés (possible mais peu fréquent).
- Polyvalence au sein des différents pôles du service.
- Permanence au poste d'accueil le midi.
- Pose de congés en concertation avec les collègues Hôtesses.
- Port d'un costume obligatoire les jours de session et manifestations importantes - se coordonner avec ses collègues
RIFSEEP: C2
Avantages sociaux :
Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Relations fonctionnelles :
- internes : les élus du CR, les membres du CESER, l'ensemble des directions du CR
- externes : les particuliers, les fournisseurs, les livreurs, les scolaires, les administrations
Rattachement hiérarchique :
La cheffe du service Accueil aux Usagers, Documentation et Information