Postée il y a 5 jours
Missions :
Sous la responsabilité de l’assistante de direction, l’agent sera en charge des missions suivantes :
Accueil
- guichet unique : gérer les appels téléphoniques (reçoit, filtre, oriente les appels téléphoniques et prend des messages),
- assurer l’accueil physique, renseigner et orienter le public,
- contrôler l’accès à l’établissement,
- réceptionner les livraisons et en informer le service concerné.
Gestion du courrier arrivée / départ
- relever le courrier de la boîte aux lettres du SDIS,
- réceptionner, enregistrer les courriers « départ » et « arrivée » via le logiciel Dotelec et pré-ventiler,
- distribuer les documents, parapheurs et colis dans les casiers des services,
- assurer le traitement des courriers départ, mettre sous pli et affranchir,
- préparer les sacoches des services et les sacoches pour la navette logistique.
Tâches diverses
- gérer les produits d’hygiène en lien avec le GSP,
- gérer les stocks d’enveloppes et de ramettes de papiers en lien avec la direction,
- assurer la commandes des fournitures bureautiques.
Sous la responsabilité du chef du Groupement Coordination des Structures Mixtes (GCSM), l'agent sera également en charge des missions suivantes :
- centralisation des demandes de renouvellement de permis PL/VSAV,
- centralisation des demandes de stages/visites (planification, conventions…),
- centralisation des commandes de fournitures de bureau,
- dématérialisation, mise en forme de document,
- travail de production : étiquettes, affiches, etc.,
- aide sur des dossiers ciblés (préparation campagne entretiens professionnels notamment)
- tâches de secrétariat diverses.
Profil :
• Avoir une expérience confirmée sur un poste similaire
• Bonne présentation, bonne élocution (langage clair et reformulation)
• Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe
• Capacités d'écoute
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la forme administrative
• Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication
• Maîtrise des outils informatiques (libre office, internet, messagerie électronique)
• Confidentialité et neutralité
• Savoir remonter les informations à son supérieur hiérarchique direct,
• Ponctualité, réactivité, adaptabilité et disponibilité.
Le SDIS de la Côte-d’Or recrute un agent chargé de l’accueil, du courrier et du secrétariat du Groupement Coordination des Structures Mixtes (H/F) pour une durée de 2 mois renouvelable, dans le cadre du remplacement temporaire d’un agent titulaire.
Peuvent faire acte de candidature les agents de la filière administrative.
Recrutement possible sous statut contractuel conformément à l’article L. 332-13 du code général de la fonction publique.
Poste à temps complet situé à Dijon.