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Missions prioritaires :
Organiser le service État-Civil, Elections, Cimetières et Accueil, encadrer ses agents afin de répondre aux demandes formulées par les administrés tout en veillant au strict respect du cadre réglementaire
Missions complémentaires :
➢ Organiser le temps de travail des agents ;
➢ Motiver et faire évoluer les agents du service en développant leur polyvalence ;
➢ Veiller au respect des consignes, de la déontologie, des procédures et des conditions
d’accueil par les agents du service ;
➢ Assurer un dynamisme et une cohésion au sein du service tout en veillant à entretenir des rapports transversaux tournés vers les autres services municipaux et partenaires
institutionnels ;
➢ Superviser l’ensemble des activités menées par le service et organiser la relecture puis la délivrance des actes ;
➢ Organiser l’instruction des demandes formulées par les administrés ;
➢ Organiser l’accueil, la communication et l’information des administrés ;
➢ Tenir les registres d’état-civil et veiller à leur mise à jour ;
➢ Gérer les recueils relatifs aux demandes de titres refusées ;
➢ Préparer les célébrations de mariage et de parrainage, réceptionner et enregistrer les
demandes de PACS ;
➢ Assurer une veille juridique ;
➢ Assurer la gestion des cartes d’identification ANTS agents pour COMEDEC et dispositif de recueil ;
➢ Tenir des outils statistiques dédiés au pilotage du service ;
➢ Établir un rapport annuel d’activité ;
➢ Proposer à la responsable du service secrétariat Général, Juridique et Citoyenneté, des
projets de réponse aux courriers adressés par les administrés dont la problématique relève de la compétence du service État-Civil, Élections et Cimetières ;
➢ Proposer des orientations budgétaires, suivre le budget primitif affecté au service en lien avec le chargé des Finances et Achats ;
➢ Participer aux réunions de cadrage sur demande de la responsable du service secrétariat Général, Juridique et Citoyenneté ;
➢ Veiller à la mise à jour de la page internet relative au service État-Civil, Élections,
Cimetières, Accueil, en lien avec le Service Communication ;
➢ Favoriser la tenue des opérations funéraires et notamment celles relatives aux inhumations ou aux exhumations ;
➢ Organiser les inscriptions sur les listes électorales et les procurations et proposer les mises à jour de ces listes ;
➢ Organiser les scrutins.
➢ Organisé, rigoureux, dynamique, pédagogue, autonome, diplomate.
➢ Disposer d’un esprit de cohésion, de sang-froid, d’autorité et être force de proposition.
➢ Discrétion professionnelle.
➢ Sens aigu du Service Public et de l’accueil.
➢ Aptitude au travail en équipe.
➢ Avoir de solides connaissances en Droit Civil, Administratif, Électoral et Funéraire.
➢ Savoir déléguer et former ses collaborateurs.
➢ Esprit tourné vers les autres services municipaux et les partenaires institutionnels.
Disposer de connaissances en matière budgétaire.
➢ Le candidat devra justifier d’une première expérience managériale réussie d’au moins
trois (3) à cinq (5) ans.
➢ Très bonne maîtrise des écrits professionnels et des logiciels métier (Logitud).
➢ Maitriser l’outil informatique (Pack Office, internet, dispositif de recueil)
La Mairie de La Madeleine recrute un(e) Chef(fe) de service État-Civil, Elections, Cimetières et Accueil