Offre d'emploi Agent.e d'accueil, archivage et moyens généraux- Puteaux Développement

Les missions du poste

👉ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion de l'accueil :

✅Organiser de l’accueil physique et téléphonique du public,

✅Réceptionner et orienter des visiteurs et agents extérieurs avec courtoisie, répondre à leurs questions et les orienter vers les services appropriés au sein de l'administration, ✅Fournir des informations précises et à jour sur les procédures, les politiques et les programmes,

✅Gestion des demandes d’information ou de rendez-vous.

✅Veille à la bonne qualité du service d’accueil et à la satisfaction du public.

✅Réceptionner les courriers et les colis et le transfert aux destinataires compétents,

✅Actualiser l’affichage, les informations mises à la disposition du public,

✅Contrôler l'accès et la circulation des personnes,

✅Mettre à jour le tableau du suivi des appels,

✅Animer et organiser l’espace d’accueil et d’information,

✅Appliquer les politiques et les procédures internes de manière cohérente et assurer la confidentialité des informations sensibles,

✅Effectuer le reporting de son activité

👉ACTIVITES SPECIFIQUES

Gestion des moyens généraux :

✅ Collaborer et gérer des achats et approvisionnements (fournitures, équipements, mobiliers).

✅ Effectuer le suivi des inventaires des biens de la CARL

✅ Organiser du stockage et distribution des ressources.

✅ Suivre des procédures d’achat et des stocks.

✅ Suivre et coordonner des interventions d’entretien, de maintenance des locaux et le bon fonctionnement des équipements,

✅Participer au processus d’accueil et de départ des agents (bips, clés, mobilier).

✅Veiller à la communication interne en matière de gestion des moyens généraux.

✅Mettre en œuvre et suivre administratif, juridique, financière des commandes

Gestion de l’archivage :

✅Mettre en place et suivre des procédures d’archivage physique et numérique,

✅Veiller à la bonne conservation et à la sécurisation des archives,

✅Contrôler de la qualité des services d’archivage et mettre en œuvre des normes,

✅Gérer de l’accès aux archives et des demandes de consultation,

✅Participer aux audits et à l’amélioration continue des processus d’archivage,

✅Suivre des marchés publics liés aux services d’archivage (prestataires, fournitures spécifiques),

✅Mettre en œuvre et suivi administratif, juridique, financière des commandes

✅Effectuer le reporting de son activité

Le profil recherché

👉SAVOIR

✅ Organisation des services de l’établissement,

✅ Connaissance des techniques d'archivage physique et numérique.

✅Sens de l’organisation et rigueur administrative.

✅Bonne capacité de gestion de la documentation et des dossiers sensibles.

✅Techniques de communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit) et gestion des conflits,

✅Méthodes et outils de la planification

✅Règles de gestion des stocks

✅Capacité à travailler en équipe,

✅Autonomie dans l'organisation du travail.

✅Capacité à rendre compte.

✅Aptitude à travailler en transversalité avec d'autres directions.

✅Sens de l’organisation et du service public

👉SAVOIR FAIRE

✅Tenir à jour des tableaux de bord

✅Maîtrise du standard,

✅ Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques,

✅Maîtrise des outils informatiques d’archivage,

✅Valider les commandes ou les prestations de service,

✅Optimiser les moyens,

✅ Réagir rapidement face à des situations d'urgence et adapter les interventions face

aux imprévus,

✅Faire un état des lieux des matériels, contrôler l'état et le fonctionnement et

prévoir leur remplacement

👉SAVOIR ETRE

✅ Avoir une bonne présentation

✅ Être poli et courtois

✅ Avoir le sens de l'intérêt général, du service

✅ Avoir un langage correct et une bonne élocution

✅ Faire preuve de rigueur et d'organisation (ponctualité, respect des délais, fiabilité...)

✅ Faire preuve de discrétion

✅ Bon sens du relationnel

✅ Anticiper et/ou faire preuve de réactivité Avoir une bonne présentation

✅ Être poli et courtois,

✅ Avoir le sens de l'intérêt général, du service,

✅ Avoir un langage correct et une bonne élocution,

✅ Faire preuve de rigueur et d'organisation (ponctualité, respect des délais, fiabilité...),

✅ Faire preuve de discrétion,

✅ Bon sens du relationnel,

✅ Anticiper et/ou faire preuve de réactivité,

✅ Faire preuve de disponibilité/flexibilité,

✅ Faciliter la coopération transversale,

✅ Faire preuve d'esprit d'équipe (entraide, transversalité).

👉 Pourquoi choisir la CARL ?

⚡ Une équipe jeune et motivée

💡 Une collectivité moderne et innovante

📈 Des opportunités d’évolution

🔥 Un impact réel : contribuer à des actions concrètes pour le développement local et l’amélioration du service public.

🌍 À la CARL, l’innovation et l’énergie de chacun font la différence !

Prêt(e) à rejoindre l’aventure ? 💼✨

Bienvenue chez Communauté d'agglomération riviera du levant

La Communauté d'Agglomération la Riviera du Levant recherche pour son service moyens généraux et archivage communautaire, son.sa agent.e d'accueil, archivage et moyens généraux. Il/elle
-assure l'accueil du public téléphonique et physique,
-assure l'approvisionnement, le stockage et la distribution des ressources et des fournitures,
-est garant.e du suivi et de la gestion des procédures d’archivage physique et numérique,
-contribue au bon fonctionnement du service.