Postée il y a 10 heures
Dans le cadre d'une vacance d'emploi, l'académie de Toulouse recherche un(e) candidat(e) pour occuper la fonction de secrétaire de circonscription, au sein de la circonscription d'inspection de l'éducation nationale jusqu'au 31/08/2025.
Mission principale :
La secrétaire constitue la ressource administrative de l'équipe de la circonscription et le point d'accueil des usagers et des enseignants.
Contexte et spécificité :
La secrétaire est le seul personnel administratif de l'équipe. Elle doit à la fois assurer des fonctions de secrétariat et être une véritable gestionnaire administrative sur plusieurs dossiers.
Missions :
-Assurer le secrétariat de la circonscription (accueil physique et téléphonique) et en partie de l'équipe de circonscription
-Assurer la gestion des remplacements sous la responsabilité de la circonscription
-Etre l'agent de relations avec et entre les divers interlocuteurs de l'inspection - Assurer une gestion administrative spécifique
Fonctions :
-Accueil physique et téléphonique du public (parents, enseignants,.)
-Travail de secrétariat : gestion de l'agenda de la circonscription, organisation de réunion, gestion du courrier et des courriels, saisies de documents
-Travail de gestion des absences et remplacements à l'aide du logiciel ARIA
-Gestion administrative des personnels (création, suivi et mise à jour des dossiers.) avec l'aide des outils informatiques et notamment le suivi du remplacement (ARIA), le suivi des grèves (MOZART), les suivi des affectations (AGAPE) le suivi des élèves (Base élève).
-Élaboration et mise à jour régulière des différents plannings correspondant au champ administratif pour assurer le respect des délais de transmission ou retour des enquêtes et documents administratifs
-Communication avec les interlocuteurs de l'inspection : DSDEN (services, autres circonscriptions), "usagers" de l'école, écoles (directeurs, maîtres), collèges (principaux enseignants), municipalités (élus et services municipaux), ESPE, services sociaux, associations, etc...
-Création et mise à jour régulière d'un classement pertinent des dossiers et documents, accessibles à l'équipe de circonscription
Conditions particulières d'exercice :
L'emploi du temps de la secrétaire, établi avec la circonscription et approuvé par celui-ci, doit s'adapter aux contraintes de fonctionnement de l'inspection.
Les congés annuels ne peuvent être pris en dehors des congés scolaires
Profil recherché :
-Discrétion, réserve, capacité d'écoute et grande loyauté.
-Discernement et diplomatie pour accueillir les premiers appels des familles, des partenaires, des enseignants.
-Disponibilité (notamment pour accepter les interruptions successives dans la tâche entreprise) autonomie, réactivité
-Rigueur et précision pour respecter les règles, délais et priorités définis par la circonscription, rendre compte de son action et des informations connues
-Maîtrise de des outils de communication et de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique.)
-Connaissance des règles et procédures administratives (déroulement de carrière, de scolarité, d'activité scolaire.), des textes régissant les droits et devoir des enseignants et de l'organisation du système éducatif et des services
Experience: 6 Mois
Langues: Français souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Au sein de la région Occitanie, l'académie de Toulouse, plus vaste académie métropolitaine, est composée de huit départements. Identifiée comme très performante de par ses résultats scolaires, elle accompagne la réussite de plus de 518 000 élèves scolarisés dans 3 035 écoles et établissements du second degré, publics ou privés sous contrat, sous tutelle du Ministère de l'Éducation nationale.
Pour répondre à ces enjeux, près de 54 000 personnels sont mobilisés au sein du service public d'éducati
Experience: 6 Mois
Langues: Français souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Au sein de la région Occitanie, l'académie de Toulouse, plus vaste académie métropolitaine, est composée de huit départements. Identifiée comme très performante de par ses résultats scolaires, elle accompagne la réussite de plus de 518 000 élèves scolarisés dans 3 035 écoles et établissements du second degré, publics ou privés sous contrat, sous tutelle du Ministère de l'Éducation nationale.
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