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Missions
Chargée de l'accueil physique de la PMI du Vauclin (public PMI Service Social-APA), chargée de l'accueil téléphonique des 5 PMI en cas d'absence des collègues, coordonne l'organisation pratique du secrétariat des 5 PMI de la Circonscription du Sud Atlantique.
Activités
Assurer l'accueil téléphonique et physique
Tenir le registre d'enregistrement des personnes accueillies
Prendre des messages lors des appels et les transmettre aux trois services (PMI *Service Social+ APA)
Filtrer les appels ou les demandes des interlocuteurs en fonction de leur importance et des priorités Orienter le public
Réaliser les convocations papiers et informer des dates de rendez-vous
Saisir des données informatiques diverses
Créer des accueils et donner des rendez-vous aux usagers sur le logiciel métier SOLIS AST (en attente d'une formation d'actualisation pour la réalisation de cette tâche.)
Enregistrer et suivre le courrier arrivée et départ sur registre et /ou sur le logiciel métier
Classer les documents
Informer des urgences à traiter Gérer le planning du Chauffeur
Gérer te planning de la PMI
Répondre aux différents besoins des collègues liés aux activités de la PMI
Editer des documents divers
Renseigner les collègues (absence de réponse à une formation etc. ..) Recueillir et diffuser les informations aux collègues (Appel du CHU
Préparer le matériel lors des consultations
Préparer et organiser les réunions de circonscription (car absence de chef de service)
Coordonner et participer aux réunions de circonscription (car absence de chef de service)
Rédiger les comptes-rendus des réunions
Proposer des outils de communication aux collègues
Porter un appui aux différents professionnels de la PMI lors des ateliers thématiques (création des supports pour la salle d'attente et lors des interventions des collègues etc...)
Créer un petit espace détente (lecture, jeux) pour les enfants avec l'aide de la technicienne de surface pour égailler les consultations Animer la salle d'attente avec des supports en fonction des thématiques (vacance, pâque etc...)
Porter un appui aux différents professionnels lors des rendez-vous programmés
Faire remonter les statistiques et répondre aux demandes de la Direction
Gérer le matériel de bureau
Réception du matériel médical en cas d'absence des collègues
Gérer la logistique des 5 PME (travaux à réaliser, commande à passer (mobilier, matériel, produit d'hygiène etc....
Gérer les problèmes (informatique, téléphonique, réseau) des 5 PMI Gérer les éventuelles situations de tension voir de risque en informant les collègues et les services concernés
Compétences requises
Formation de secrétaire
Connaître les termes techniques liés au domaine d'activité
Connaître les logiciels de bureautique
Connaître les techniques d'accueil et de communication
Connaître les dispositifs et les partenaires du service
Utiliser l'outil informatique
Hiérarchiser les priorités
Appliquer les techniques d'accueil
Appliquer les techniques de classement
S'informer sur l'évolution des activités du service Produire un travail soigné
Etablir un planning
Travailler en équipe
Sens des relations humaines
Discrétion
Bonne présentation
Rigueur
Dynamisme
Méthode
Disponibilité
Conditions d'exercice
Travail prolongé sur écran Agressivité des usagers
Téléphone
Ordinateur
Visiophone
Matériel de bureau
Circonscription d'affectation et autres circonscriptions et Direction
Partenaires externes intervenant dans te champ d'activités des PMI
Placé(e) sous l'autorité du Chef-fe de service Centres de PMI et Santé Sexuelle - Circonscription Sud Atlantique