Mairie de Saint Eman
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1 - Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale.
2 - Assister et conseiller les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire.
3 - Préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget.
4 - Suivre les marchés publics et les subventions.
5 - Gérer la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes.
6 - Gérer le personnel (gestion des temps, paie).
7 - Animer les équipes et organiser les services.
8 - Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux.
9 - Gérer les services communaux existants (salle, garderie, bibliothèque, cantine,...).
10 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires.
- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
Mission générale
La mission générale de cet agent, placé sous l’autorité du Maire, consiste à assurer la mise en œuvre des activités de la Mairie en collaboration avec le Maire et les élus.
Description du poste
• Assistance à l’autorité territoriale
o Aider à la décision et conseil aux élus
o Assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
o Assurer le suivi des projets communaux
o Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité
• Organisation du conseil municipal
o Préparer les conseils municipaux et rédiger le procès-verbal et compte rendu de séance
o Suivre et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal avec rédaction des délibérations (suivi en préfecture).
• Elaboration du Budget / dossiers de subventions / marchés publics / urbanisme
o Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie
o Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
o Préparer et rédiger des documents budgétaires et comptables
o Facturation de la cantine
o Comptabilité
o Etablissement de la paye
o Gestion de l’urbanisme
• Secrétariat
o Veiller à la préparation et à l’organisation des élections
o Répondre aux courriers divers
o Participer aux réunions diverses
o Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
• Etat civil
o Enregistrer et rédiger des actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès)
o Délivrer des extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publications
o Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
o Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage et de cérémonie de parrainage civil
o Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages
o Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d’actes
o Apposer les mentions marginales
o Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).
• Formalités administratives diverses
o Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes (suivi avec les autorités militaire)
• Elections politiques et professionnelles
o Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations
o Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
o Tenue à jour du fichier électoral
o Mise en place de l’organisation matérielle et administrative des élections
o Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
• Gestion du cimetière
o Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
o Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
o Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
o Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
o Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect
o Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
• Ressources humaines
o Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
o Suivi de l’absentéisme, des dossiers assurance statutaire
o Elaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc…)
o Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (évaluation)
o Assurer une veille juridique, réglementaire et technique
• Accueil et renseignement de la population
o Participation à l’accueil physique et téléphonique du public (renseignements divers …)
o Gérer les relations avec les associations
o Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
Profil attendu de l’agent secrétaire de mairie
Compétences Techniques :
- Connaissance des instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes
- Maitriser les règles de comptabilité publique (nomenclature M14) – préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes de justifications de subventions et des déclarations financières
- Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
- Réaliser un budget
- Connaissance du droit administratif et statutaire
- Maitriser les outils informatiques (Word, excel, logiciel spécifique, …)
- Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
- Connaitre et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil
- Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de l'urbanisme (permis de construire, voirie...)
- Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales
- Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil - gestion du cimetière
- Connaitre et savoir appliquer les techniques de communication et négociation
- Connaitre et savoir appliquer le cadre réglementaire des élections
- Connaitre et savoir appliquer le cadre réglementaire de la mise en place d’un conseil municipal
- Connaitre et savoir gérer les équipements municipaux (cimetières, écoles…)
- S’adapter aux contraintes financières
- Définir les besoins en matériel et en équipement
- Evaluer le patrimoine et les risques
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
- Connaitre et savoir appliquer les techniques de management
- Repérer et réguler les conflits
- Connaitre et savoir appliquer les techniques d’expression écrite et orale
Compétences Relationnelles :
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Sens de l’organisation
- Sens du contact et de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Esprit d’initiative et de décision
- Discrétion
- Disponibilité
- Bâtir une relation de confiance avec les élus
L’activité de ce poste nécessite de bonnes connaissances dans le fonctionnement des collectivités territoriales et une polyvalence administrative.
Il doit être capable d’organiser son temps, de travailler de manière autonome tout en sachant rendre compte au Maire.
Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.