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En tant que Executive Assistant (e) bilingue vous aurez la responsabilité des missions suivantes :
Assister le CEO et optimiser son quotidien
• Gestion proactive de l’agenda : organisation des rendez-vous, des réunions et des priorités, tout en anticipant les imprévus pour garantir un emploi du temps fluide.
• Préparation et suivi des réunions : création de supports de présentation, rédaction des comptes-rendus et suivi des actions à mettre en place suite aux réunions internes et externes.
• Assistance à la préparation et suivi des offres commerciales grand comptes : création de supports de présentation, des contrats de confidentialité, des matrices budgétaires
• Suivi et mises à jour des présentations stratégique et financière de la société
• Support logistique et opérationnel : coordination des réservations de salles, du matériel informatique et des repas, ainsi que la gestion des installations techniques avant chaque meeting.
• Gestion des déplacements professionnels : organisation complète des voyages (réservations d'hôtels, billets d'avion, visas, etc.) et préparation des documents nécessaires avec l’aide de l’Office Manager.
• Suivi administratif des contrats : veiller à la bonne gestion des signatures des contrats via des outils comme Yousign, et assurer un suivi rigoureux des dossiers en coordination avec le département Finance et le département métier
• Validation des notes de frais : contrôle et validation des notes de frais du CEO en respectant les procédures internes.
Relations et communication avec les parties prenantes
• Interface avec les interlocuteurs internes et externes : maintien de relations professionnelles avec les clients, partenaires et équipes internes
• Support aux parties prenantes : apporter un soutien constant aux différents acteurs dans la gestion des priorités et des demandes urgentes.
Gestion des priorités et du temps
• Organisation et anticipation des priorités : Identifier et hiérarchiser les tâches urgentes et importantes de la direction, tout en étant réactif et flexible face aux évolutions du quotidien.
Gestion de la confidentialité
• Traitement des informations sensibles : manipuler des données confidentielles avec discrétion, en respectant les normes de confidentialité et de sécurité de l’entreprise.
• De formation Bac+2 minimum, vous disposez d'une grande autonomie avec au moins 5 ans d’expérience réussie en tant qu’Assistant de direction/executive assistant, idéalement dans un environnement complexe et à forte activité, impliquant de la gestion de projets et de plannings.
• Vous avez précédemment occupé un poste nécessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
• Vous avez un grand sens de l’organisation, vous savez prioriser et gérer simultanément plusieurs activités complexes
• Vous avez une excellente communication verbale et écrite, en anglais comme en français
• Vous faites preuve de diplomatie et d’une forte capacité à interagir avec nos clients VIP
• Vous avez de très solides compétences en MS Office (maîtrise avancée de Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams)
• Des connaissances en IT seraient appréciés
Si vous êtes enthousiaste à l’idée de relever les défis d’une entreprise en plein développement et prêt(e) à soutenir une équipe dirigeante performante, nous serions donc ravis de vous rencontrer. Envoyez-nous vite votre candidature !
Nos bureaux sont situés à Levallois-Perret et nous proposons un cadre de travail chaleureux dans une ambiance conviviale.
OTO Technology accompagne ses clients dans la conception et l’intégration de solutions IT, digitales et d’innovation.
Depuis 2011 nos équipes misent sur l’intelligence collective et l’engagement de ses collaborateurs pour fournir un service premium et sur mesure à ses clients.
Quel que soit votre métier, chez OTO nous offrons la possibilité à chaque collaborateur de se développer et d’évoluer rapidement en fonction de ses aspirations.