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Rattaché au Directeur Administratif et Financier, vous rejoignez les équipes du siège pour prendre en charge des missions variées. Concrètement, vos responsabilités se détaillent ainsi :
- Administratif/Comptabilité : Vous assurez la gestion du courrier et de la boîte mail finance, en explorant des possibilités d'automatisation des tâches si nécessaire. Vous gérez le traitement des notes de frais ainsi que la réception et l’importation dans le système de gestion des factures liées à votre périmètre (Office Management...). Vous suivez les demandes de paiement, effectuez le pointage des extraits de comptes fournisseurs, la ventilation des factures entre les différentes business units et veillez à identifier et résoudre d’éventuels écarts. Vous synthétisez les données issues du logiciel de gestion dans un tableau de bord Excel et contribuez à l’optimisation et à l’automatisation de certains processus pour une gestion plus fluide. Au fait de l’actualité business, vous facilitez la compréhension des données par le cabinet d’expertise comptable lorsque cela s’avère nécessaire.
- Administration des Ressources Humaines : En lien avec le cabinet RH, vous coordonnez l’intégration et le départ des collaborateurs. Vous proposez et mettez en place des bonnes pratiques pour optimiser ces processus : création de modèles de contrats, formalisation d’un parcours d’intégration… Enfin, chaque mois, vous veillez à ce que l’ensemble des éléments variables de paie soit bien transmis au cabinet et vous gérez le rechargement des cartes Tickets Restaurant. Vous assurez également le suivi administratif des dossiers RH : suivi des visites médicales, inscription et gestion des dossiers de formations, publication des offres d’emploi, création des dossiers de financement des alternants, etc.).
- Office Management/ Vie d’équipe : Vous veillez au bon fonctionnement des bureaux et des boutiques en gérant les commandes de fournitures, le suivi des contrats des prestataires ainsi que la gestion des équipements informatiques et téléphoniques. Vous prenez en charge l’organisation de moments conviviaux pour renforcer la cohésion des équipes (déjeuners, apéritifs...).
Plus globalement, acteur clé du bon fonctionnement de l’entreprise, vous pouvez également contribuer à divers projets transverses.
Votre formation supérieure et votre expérience peuvent être assez diverses, vous aimez rendre service et vous impliquer dans des missions variées.
À l’aise avec le Pack Office et les outils numériques, vous faites preuve d’une grande aisance dans l’adoption de nouveaux outils digitaux. Vous apprenez rapidement à naviguer entre différents logiciels de gestion et vous savez optimiser leur utilisation pour gagner en efficacité.
Curieux et proactif, vous explorez volontiers de nouvelles solutions pour automatiser certaines tâches et gagner en efficacité.
Vous avez un bon esprit analytique, le goût des chiffres et maîtrisez les bases d’Excel – une formation comptable n’est pas requise pour ce poste.
Votre tact et votre sens de la confidentialité sont indispensables pour évoluer en confiance dans cette mission.
Un anglais opérationnel est nécessaire pour répondre au téléphone et interagir avec certains membres de l’équipe qui s’expriment en anglais.
Née en 2015, la Maison Charlotte Chesnais est une marque de joaillerie dont la créatrice éponyme s'inspire du corps des femmes pour réaliser des bijoux uniques et aériens, faciles à porter au quotidien.
Avec déjà 3 boutiques en France et une ouverture prochaine au Japon, la marque connait un fort développement de ses équipes et de ses canaux de vente en France et à l’international.
Son équipe dynamique composée de 25 personnes évolue dans une atmosphère conviviale et créative.
Pour accompagner son développement et dans le cadre d’un remplacement, cette entreprise recherche un Office Manager à 4/5ème.