Postée il y a 16 heures
I / Accueil des usagers :
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
Renseigner les usagers et les orienter vers les services
Assurer le lien avec les différents services
II / Intendance générale
Assurer le suivi des stocks de fournitures diverses du siège.
Assurer le suivi des réservations de salles, matériels et véhicules.
Préparer les réunions (réservation de salles, buffets, etc…).
Actualiser des bases de données des élus.
Transmettre des fiches travaux.
III / Assistance auprès du Président et du directeur général des services
Envoyer les courriers et courriels.
Envoyer les convocations, préparer les listes de présences.
Prise de notes lors des réunions communautaires puis rédaction des comptes-rendus.
Traiter des actes pour transmission à la Préfecture : signature électronique des actes après validation du DGS puis transmission, enregistrement et diffusion des documents après visa.
Gérer la messagerie électronique de l’accueil : répondre aux demandes, transférer les demandes ou informations aux responsables.
IV / Participation aux outils de communication
Mettre en ligne des informations sur le site internet et sur l’application IntraMuros.
Transmettre aux communes des documents pour diffusion.
Certification :
De formation Bac / Bac+2 en secrétariat,
Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers
Techniques d’accueil et méthode de gestion de conflits
Techniques de facturation
Notions de comptabilité
Compétences comportementales :
Savoir rendre compte
Autonomie
Rigueur
Disponibilité
Réactivité
Esprit d’équipe
La Communauté de Communes Ouche et Montagne recrute un(e) assistant(e) de direction à la Direction générale.
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers, l’intendance générale, l’assistance auprès du Président et du directeur général des services et participez aux outils de communication