Postée il y a 1 jour
ACTIVITES
1 - Suivi comptable et financier de l'établissement
? Vérifier les factures, contrôler les crédits, mandater, éditer des bordereaux, suivre les emprunts
? Vérifier des titres, émettre des titres, éditer des bordereaux
? Elaborer les budgets d'investissement et de fonctionnement et la réalisation de l'EPRD, ERRD, PGFP en lien per-manent avec la direction de l'établissement
? Collaboration avec la direction dans l'écriture du rapport budgétaire
? Réaliser des opérations de clôture (reprise sur provision, Provision - Amortissement)
? Suivi des immobilisations
? Suivi du recouvrement
? Déclaration annuelle FCTVA
? Relations régulières avec la trésorerie, suivi des balances...
? Être en appui technique aux projets transversaux (CPOM, PPI, appels à projets etc...)
? Suivre les contrats/fournisseurs/prestations de service
? Facturation aux résidents
? Facturation des aides sociales
? Encaissements et remboursements de cautions
? Suivi de la Régie d'avance
? Mise en place et suivi des indicateurs financiers
2- Suivi administratif du personnel
? Gestion des salaires en lien avec le Centre de gestion, élaboration des fiches de paie
? Réalisation et suivi des contrats, DUE, recueil des pièces nécessaires à l'embauche
? Gestion, suivi administratif du personnel (carrières, gestion des balances horaires en collaboration avec l'infirmière de coordination)
? Assurer la gestion administrative des arrêts maladie, accidents de travail ou tout autre type d'absence
? Réaliser le bilan social, la DSN, le FCSFT (fond de compensation du supplément familial), la déclaration annuelle auprès du FIPHFD (fond insertion des personnes handicapées dans la fonction publique)
? Mise en place et suivi des indicateurs RH
3- Accueil, communication et relationnel
? Accueil, information et orientation des interlocuteurs de l'EHPAD
? Réception des appels téléphoniques et orientation vers les services adaptés
? Information aux familles sur les différents types d'hébergement
? Réception du courrier
? Transmettre les informations grâce aux supports mis à disposition
? Être dans une relation sociale bienveillante avec les résidents et les familles
4- Autres fonctions généralistes
? Participation aux réunions hebdomadaires organisées par la direction
? Assurer la transversalité de l'information au sein de l'équipe de direction
? Préparation, rédaction et suivi des délibérations des séances du CCAS, en lien avec la gestion comptable, finan-cière et RH de l'établissement
? Participation aux différents comités de pilotage
? Participer au développement de la vie sociale au sein de l'EHPAD
? Participer à la limitation des dépenses au sein de la structure
? Relations avec les services administratifs et techniques de la Mairie d'Iffendic
? Rédaction et actualisation des procédures
? Veille réglementaire
SAVOIR FAIRE
* Avoir une aisance significative en comptabilité
* Posséder des capacités d'écoute, de disponibilité et de relation,
* Capacité à suivre le budget, le compte administratif, les mouvements budgétaires et comptables de la M22,
* Adaptation face aux évènements et faire preuve de réactivité
* Expertise dans l'utilisation des logiciels métiers spécialisés, notamment ceux liés aux transmissions de données vers le Trésor Public (paye, facturation...)
SAVOIR ETRE
* Faire preuve de pédagogie et d'écoute
* Faire preuve de rigueur et d'efficacité
* Capacité à travailler en réseau avec les partenaires internes et externes
* Faire preuve d'organisation
* Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées et communiquées
* Sens du travail en équipe et disponibilité
* Adaptation au changement
* Sens de l'observation
* Curiosité intellectuelle
* Être force de proposition
* Positionnement professionnel
* Gestion du stress
Dans un Ehpad pouvant accueillir jusque 51 résidents, le responsable administratif travaille en étroite collaboration avec le directeur de l'établissement, sur la gestion financière et RH. Il travaille également au quotidien avec l'assistante administrative qui le soutien sur certaines activités.