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Logistique de l’accueil des intervenants
- Organisation de la venue et du séjour de tous les intervenants, environ 250 personnes (géographes, écrivains, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
- Transport : recherche, réservation et achat des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
- Hébergement : contacts avec les hôtels, réservation des nuitées, envoi de rooming lists, etc.
- Préparation et gestion des dossiers d’accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
Coordination du pôle accueil des intervenants durant le festival
- Accueil des intervenants
- Responsable du pôle « accueil des intervenants » durant le Festival.
- Coordination des transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
Administration
- Maîtrise des budgets par section (transport, hébergement
- Suivi des factures et actualisation des dépenses du budget logistique jusqu’au bilan.
Missions optionnelles
-Participation à différentes tâches et missions en soutien à l’équipe organisatrice du Festival (mise à jour de listings, création de badges...)
Profil recherché
- Bac +2 minimum
- Expression écrite et orale soignées, orthographe parfaite
- Sens de l’accueil et aisance relationnelle
- Anglais bon niveau,
- Sens de l’organisation, rigueur, pragmatisme, autonomie et polyvalence
- Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique
- Permis B
- Esprit d'équipe
- Maîtrise de l’outil informatique
- Etre en mesure de respecter la temporalité de l’évènement et donc être impérativement disponible le week-end du festival.
- Expérience significative en organisation dans une structure culturelle ou touristique.
Particularités du poste :
Durée du CDD : 12 mai 2025 au 12 novembre 2025 (6 mois)
Ce CDD pourra déboucher sur un contrat de plus longue durée avec des missions complémentaires (développement d’actions dans une logique territoriale en dialogue avec les acteurs locaux (associations, commerçants…).
● Prévoyance groupe avec participation de l’employeur.
● Prise en charge des frais de transport en commun domicile/lieu de travail à hauteur de 75%.
● Affiliation au Comité National d’Action Social (CNAS)
Le Festival International de Géographie, basé à Saint-Dié-des-Vosges, recherche son futur chargé ou sa future chargée de l’accueil des intervenants et logistique. Cette année, pour la 36e édition, la manifestation aura lieu du 3 au 5 octobre 2025.
Soutenue par la Ville et l’Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financée par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l’Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd’hui l’un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l’ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Sous la responsabilité de la directrice au sein d’une équipe de 4 personnes, le.la chargé-e de l’accueil des intervenants a pour missions :