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Missions principales :
Assurer la gestion administrative des achats :
oRéceptionner les demandes d'achats des services, les comprendre et affiner le besoin avec les services
oAnalyser la solution d'achat et si besoin, proposer des solutions alternatives ou refuser l'achat
oSaisir le bon de commande, gérer le tableau de suivi des commandes et des contrats de maintenance
oVérifier la conformité entre le bon de livraison, le bon de commande et la facture
oLiquider la facture
oTraiter les rejets de mandat
oRespecter les délais de paiements des factures
oCréer les marchés dans le logiciel métier « CPage », intégrer les pièces marchées et assurer la mise à jour
Assurer la gestion des marchés publics :
oProspection fournisseurs/produits-marchés- Définition du juste besoin en lien avec les prescripteurs et les utilisateurs dans son domaine d'activité
oDéfinition des éléments clés des documents de consultation (critères de choix, définition du juste besoin)
oRédaction des documents de la consultation et publicité
oGestion de la consultation et de l'interface avec les candidats (sur les aspects administratifs) et les prescripteurs
oGestion de l'attribution des marchés en lien avec sa hiérarchie et le prescripteur (préparation des tableaux et analyse des offres, courriers aux non retenus, notification, avis d'attribution.)
oSuivi de l'exécution des marchés en lien avec les utilisateurs, les prescripteurs et les fournisseurs
oPlanification des procédures de marchés
Assurer le suivi budgétaire :
oSuivre les montants engagés et liquidés mensuellement
oAlerter les responsables de comptes sur les consommations et le solde des comptes suivis
oTenir à jour le tableau du suivi budgétaire des comptes suivis
oAnalyser les variations et écarts sur les dépenses
oSeconder le régisseur d'avances et de recettes
oRéaliser des écritures de recettes
Assurer la gestion des fiches d'investissement :
oGérer les fiches d'investissement dans l'outil de gestion du patrimoine hospitalier (saisie, modification et suppression)
oCorrespondre avec les fournisseurs, en lien si besoin avec le responsable du service
Assurer le suivi des règlements et des éventuels les litiges avec les fournisseurs
Assurer des tâches de secrétariat
oPrise des appels téléphoniques et orientations
oTri ou rédaction des courriers
oArchivage
oReporting aux responsables (ex : informer les services demandeurs du degré de réalisation de l'achat)
Positionnement :
Liens hiérarchiques directs : la gestionnaire responsable des achats, l'attaché d'administration hospitalière des services finances, achats et admissions et de la directrice déléguée
Liens fonctionnels : avec l'équipe de direction
Relations professionnelles courantes :
oen interne, les responsables de service, les services
oen externe : la cellule achats du GHT, la Trésorerie, les fournisseurs
Compétences requises
Savoir faire
oCapacité d'organisation et de rigueur
oAptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Savoir être
oCuriosité professionnelle
oEsprit d'équipe et aptitudes relationnelles
oAutonomie dans l'organisation
oCapacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents
oCapacité d'analyse et de discernement
oDiscrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité
oSens du service public
Compétences techniques liées au poste :
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)
Connaissance d'applications métiers : logiciel CPage, plateformes d'achats (liste non exhaustive)
Connaissance de la règlementation en comptabilité publique (ex : M21) et de la commande publique
Caractéristiques du poste :
Travail en binôme dans un bureau unique
Travail sur écran
Horaires : 5 jours ouvrés par semaine, postes en 7h30 à réaliser entre 08h45 et 17h15
Temps de déjeuner : 45 mn ; possibilité de commander un repas au service cuisine (contre facturation) ou d'apporter un repas et le chauffer
Profil :
Diplômes : BAC professionnel comptabilité ou Licence administration économique et sociale
Expériences similaires souhaitées en EHPAD publics ou en établissement hospitalier public
Conditions :
Emploi à temps plein
Recrutement par mutation, détachement ou contrat
Grade de recrutement : adjoint administratif hospitalier
Renseignements et candidature
Le poste est à pourvoir pour la mi-mars 2025.
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.