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Missions principales :
La Direction de l’Agriculture, agroalimentaire, pêche du pôle Développement Economique et Environnemental a pour grands objectifs d’accompagner la transition agroécologique, poursuivre l’installation des exploitations et favoriser l’alimentation durable.
La politique mise en œuvre contribue à la feuille de route Neo Terra de la Région.
Elle pilote deux programmes européens, le FEADER pour le volet agricole, agroalimentaire et pour le développement local dans le cadre du 2d pilier de la Politique Agricole Commune ; et le FEAMPA pour le volet pêche, aquaculture.
Dans ce contexte, la Direction Agriculture, Industries Agro-alimentaire et Pêche recrute un-e Assistant-e de Direction qui aura pour mission d'apporter une aide permanente à l'équipe de direction en termes :
- d'organisation des agendas
- de communication interne avec les agents de la Direction
- d'information des bénéficiaires
- de suivi des procédures administratives pour la gestion des courriers, des notes et des délibérations
- de suivi des effectifs de la Direction et de l'occupation des bureaux dans les différents sites
Activités principales :
- Assurer l’accueil téléphonique, électronique et physique des interlocuteurs-trices et/ou du public, renseigner, et relayer si nécessaire leur demande vers l’interlocuteur-trice ou le service compétent, assurer le suivi des demandes
- Organiser l'agenda et planifier des réunions et des événements, gérer l’agenda, assurer la logistique des déplacements pour la Directrice, la Directrice adjointe et en fonction des besoins pour les sous directeurs-trices
- Participer à l’organisation de séminaires et autres événements de la direction
- Assurer un suivi RH des agent-e-s de la Direction, et de l'occupation des bureaux dans les différents sites, mettre à jour les fichiers, informer le Comité de Direction (Codir) sur ces sujets
- Assurer le traitement du courrier avec les outils appropriés, notamment dans le cadre de la dématérialisation, et assurer l’appui des agents de la Direction dans l’appropriation de ces outils
- Coordonner le suivi des courriers, des notes et du processus délibératif de la Direction en lien avec le secrétariat du Pôle DEE
- Réaliser les commandes de fournitures
- Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, notes, présentations, tableaux, etc.), réaliser des publipostages
- Gérer la préparation des GIA (Groupes InterAssemblées) et Commissions
- Assurer la coordination du secrétariat avec les sites de Limoges et de Poitiers
Activités secondaires et/ou ponctuelles :
- Assurer la mise à jour des listings courriers et mails
- Réserver des salles
- Concevoir des tableaux de bord ou documents divers
- Centraliser et suivre les demandes d'interventions techniques (copieur, téléphone, ordinateur, …)
- Assurer la gestion du Guide des Aides (en binôme)
- Archiver des documents
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Moyens mis à disposition :
- Matériels de bureautique
- Logiciels
Spécificités du poste :
- Encadrement : non
Savoirs :
- Maitrise des outils bureautiques et de communication (visio notamment)
- Organisation générale et fonctionnement d'une Région
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire :
- Pratiquer les outils bureautiques et numériques
- Rédiger des courriers, des notes, des comptes rendus, etc.
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
- Coordonner son action avec celle d’autres assistant-e-s (organiser les intérims)
- Prioriser, gérer les urgences
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur-trice
- Travailler en équipe, en transversalité
- Alerter
Savoir-être :
- Discrétion professionnelle
- Capacité de communication écrite et orale, écoute
- Initiative
- Sens de l’organisation
- Adaptabilité
- Sens du service
- Rigueur
La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
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Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction auprès de de la Direction Agriculture, Industries Agro-alimentaire et Pêche du Pôle Développement Economique et Environnemental – Site de Bordeaux.