GRAND CHATELLERAULT
Postée il y a 24 heures
Activités :
• Assurer l’assistance auprès de la Directrice
- Gérer l’agenda
- Organiser les déplacements
- Assurer la réponse de certains messages ou répondre sur orientation
- Assurer le suivi des informations entre la directrice et les collaborateurs directs
- Préparer, instruire et suivre les dossiers pour les différentes instances ou réunions
- Assurer le respect du circuit de validation par les collaborateurs et la circulation des parapheurs
- Assurer la gestion du temps de travail : vérifier et régulariser pour la directrice et l’alerter en cas d’anomalie. Assurer le suivi des absences
• Assurer l’organisation et le suivi des réunions
- Réserver les salles, le matériel, gérer les invitations
- Préparer les dossiers : ordre du jour, diffusion de CRR, ventilation de documents
- Préparer les diffuser les CRR de la direction, relancer les collaborateurs pour les suites à donner
- Mettre à jour de façon hebdomadaire le CRR de la Direction générale adjointe ingénierie et environnement
• Assurer les missions de gestion administrative
- Être le référent de la direction en matière d’archivage, de ressources humaines (centraliser les documents tels que les évaluations, les autorisations de conduite de véhicule, les éléments de paye, les suivis de stage, la liste des grévistes, assurer le suivi des arrêts maladie et alimenter les tableaux de bord en matière de congés etc)
- Gérer les fournitures administratives et les archives pour la direction
- Créer et mettre à jour les outils de fonctionnement interne
- Établir les bons de commande et assurer le suivi de la facturation
- Assurer la rédaction et la diffusion de documents divers : notes, délibérations …
• Assurer le remplacement de la Responsable du service relations aux usagers en son absence
- Assurer le bon fonctionnement du service
- Manager et assurer la coordination des agents et des missions du service
- Assurer le suivi administratif et technique
Profil :
Titulaire d’un diplôme en lien avec le secrétariat ou l’assistanat de manager, vous faites preuve d’autonomie et de rigueur. Vous savez travailler en équipe et disposez de réelles capacités relationnelles et rédactionnelles.
Vous avez le sens du service public, et savez rendre compte.
La Communauté d’Agglomération de Grand Châtellerault (47 communes / 84 000 habitants) offre une qualité de vie enviée, un quotidien facile et simplifié à ses habitants.
Au cœur d’un patrimoine naturel remarquable qui s’étend jusqu’à la ville centre, l’agglomération concilie commerce de proximité et industrie de pointe, sport et patrimoine, culture et douceur de vivre sur un territoire à taille humaine, pensé pour la famille et résolument tourné vers l’avenir.
En travaillant à Grand Châtellerault, vous construirez chaque jour ce territoire, ses projets, son avenir. Vous intégrerez des équipes engagées pour un service public fort et de qualité aux côtés d’agents animés par le souci du bien vivre à Grand Châtellerault.
LES 10 BONNES RAISONS: https://bit.ly/3jecqTj L’ESPACE D’UNE VIE: http://bit.ly/3oN3dCn
Contexte :
Au sein de la Direction de la gestion des déchets et sous l’autorité de la directrice, vous assurez la mission d’assistance à ses côtés, et remplacez la responsable du Service relations aux usagers en cas d’absence.