Postée il y a 20 heures
Missions principales :
- Accueil et renseignement du public (physique, téléphonique et mails).
- Enregistrement du courrier (papier et mail) départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier.
- Centraliser les informations, les rendez-vous, les messages et rendre compte au bon interlocuteur au sein du service.
- Urbanisme : traitement, envoi et suivi des demandes d’autorisation d’urbanisme au service instructeur de l’Agglo du Pays de Dreux, instruction des certificats d’urbanisme de simple information, réponse aux demandes de renseignements d’urbanisme, DIA, etc…
- Etat-civil : enregistrement et rédaction des actes d'état civil, délivrance d'extraits ou copies intégrales des actes, traitement des dossiers de mariage, PACS, de baptême républicain et autres actes administratifs.
- Légalisation des signatures.
- Cimetière : gestion des demandes de concessions de cimetière, préparation des dossiers et suivi administratif, tenue et mise à jour des registres des concessions et des informations liées aux sépultures.
- Enregistrement recensement militaire (en binôme avec un autre agent).
- Secrétariat du service scolaire : accueil des parents pour les inscriptions scolaires et transmission à l’école, suivi des effectifs (naissances) et gestion des dérogations scolaires.
- Gestion des arrêtés de voirie.
- Contrat de location de la salle des fêtes : préparation des pièces pour l’état des lieux.
- Gestion des salles communales en binôme avec un autre agent : planning et gestion des clés.
Missions ponctuelles:
- Invitation aux fêtes et cérémonies.
- Commande des fleurs pour les cérémonies.
- Apporter une assistance dans la préparation du Conseil municipal et du Conseil d’administration du CCAS et le traitement des délibérations votées (télétransmission, diffusions, etc.).
- Création et suivi des listes pour le CCAS (repas des ainés, cadeau de fin d’année des + de 80 ans, plan canicule et grand froid)
- Gestion administrative et convocation de la CCID.
- Gestion des jurés d'assises : suite au tirage au sort des jurés d'assises, envoi des convocations, et rédaction de courriers divers en lien avec le Tribunal Judiciaire.
- Communication : diffusion sur panneau lumineux, panneau-pocket, panneau d’affichage, courriers aux annonceurs du bulletin municipal annuel et suivi.
- Demandes de logement (dossiers remis par l’accueil).
- Médailles du travail : gestion de la demande et préparation du dossier pour la cérémonie de remise de la médaille du travail.
- Réalisation de courriers et travaux bureautiques divers ainsi que la transmission des actes administratifs au contrôle de légalité.
- Classement et archivage.
Tâches secondaires :
- Assurer les services postaux, les services financiers et les prestations associées d'une agence postale communale dans sa totalité en binôme avec un autre agent.
- Elections en binôme avec un autre agent : inscriptions et radiations, commission de contrôle, préparation des élections.
Poste de 37h/semaine du lundi au vendredi, 11 jours de RTT.
Présence un samedi sur quatre par roulement avec le binôme.
EXIGENCES REQUISES
Qualifications nécessaires :
- Sens du service public et de l'accueil.
- Accueillir le public avec amabilité.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Rigueur, discrétion, réactivité et autonomie.
- Très bonnes aptitudes relationnelles et rédactionnelles.
- Sens des priorités, de l'organisation et du classement.
- Respect de l'obligation de réserve et de la hiérarchie
- Apprécier le travail en équipe et en transversalité.
Compétences nécessaires
- Maîtrise des logiciels métiers Berger Levrault .
- Bonne maîtrise du secrétariat et des outils bureautiques (Excel, internet, word).
- Connaissance des missions des administrations et partenaires publics.
- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la
fonction publique territoriale.
- Connaissance de base du cadre réglementaire des actes administratifs : états civils,
législation funéraire, élections, arrêtés, délibérations...
IMPERATIF: expérience en Etat-Civil et en urbanisme (réception, enregistrement et traitement des dossiers)
Chargé(e) d'accueil et gestionnaire administratif.
Sous l'autorité de la secrétaire générale de mairie, vous assurez une fonction centrale, notamment en termes de communication des informations ascendantes et descendantes en direction des administrés et des élus. Vous aurez en charge, en autres, les dossiers en matière d'état-civil et d'urbanisme.