Assistant de Direction/Équipe (H/F)

Les missions du poste

Unik&Co recrute pour un acteur culturel dans le cadre d’une mission d’intérim de 6 mois, un Assistant(e) de Direction/Equipe (h/f). Au sein d’une agence de 60 collaborateurs et rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurerez l’assistanat d’une équipe et de son Directeur.

Vos principales missions seront :

• Réaliser les travaux de secrétariat courants (accueil des visiteurs, réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, frappe et mise en forme de courriers et de notes…) en anglais et en français
• Faciliter les échanges entre la Direction, les équipes fonctionnelles et les équipes opérationnelles
• Assister les équipes dans le cadre de leurs déplacements fréquents (avion, hôtels, divers)
• Gérer la procédure des visas pour le personnel interne, ainsi que pour les consultants
• Aider les agendas et les emplois du temps des équipes
• Gérer et suivre les ordres de missions
• Assister les managers lors de l’arrivée/départ de collaborateur en lien avec le service RH (Onbording/offbording)
• Coordonner et planifier les réunions et les déplacements
• Rechercher les coordonnées de potentiels partenaires / Mettre à jour les carnets d’adresses
• Accompagnement de l’équipe dans l’utilisation du logiciel RH
• Classer et archiver des documents et dossiers de l’Agence
• Apporter un support dans le cadre de l’organisation d’évènements internes et externes
• Appliquer les règles internes en matière de politiques achats, éthique, voyages et frais, RH et processus de gestion
• Compilation hebdomadaire des « faits marquants » de chaque Pôle pour la présidence
• Gestion des consommables/stocks

Profil recherché :

• De formation supérieure, vous avez une expérience de 10 ans en Assistanat de Direction au sein d’environnements exigeants.
• Vous maitrisez les outils informatiques et avez une appétence pour la partie logistique (organisation de déplacements / évènements).
• L’anglais courant est indispensable sur le poste.
• Rigueur, organisation, discrétion et confidentialité.

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