Postée il y a 16 jours
* Accueil physique et téléphonique
* Gestion de l'agenda et planification des réunions
* Suivi des demandes des administrés en lien avec les services
* Rédaction et mise en forme de courriers divers
* Organisation du classement et archivage des dossiers
* Gestion des moyens généraux à destination du Cabinet (fournitures, bons de commande, notes de frais...)
Conditions d'exercice :
* Travail en bureau
* Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude variable selon les obligations du service
* Disponibilité
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Savoirs :
* Connaissance appréciée de l'environnement territorial, de l'organisation administrative d'une collectivité et de son mode de fonctionnement (circuits et procédures)
* Maîtrise de l'outil informatique (suite Office)
* Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite (saisie, orthographe et mise en forme de documents)
* Notions d'organisation et de gestion du temps
* Règles orthographiques et grammaire
* Techniques de classement et d'archivage
Savoirs faire :
* Renseigner les interlocuteurs avec amabilité
* S'exprimer clairement et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Savoir appliquer les règles d'orthographe et de grammaire
Savoirs être :
* Qualités relationnelles
* Capacité d'écoute et d'empathie
* Capacité à faire preuve d'initiatives, de réactivité, d'adaptation
* Sens de l'organisation, rigueur, méthode, aptitude au suivi des procédures
* Capacité à gérer l'urgent et/ou l'imprévu
* Sens de l'écoute, courtoisie, amabilité et diplomatie
* Esprit d'analyse et de synthèse
Au sein du Cabinet de Mr le Maire, l'assistant administratif participe à l'organisation pratique du service en termes de gestion d'agenda, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.