Postée il y a 16 heures
La fonction d’accueil est assurée par rotation avec les autres assistantes du service (roulement par demi-journée sur le poste d’accueil selon planning établi).
Parallèlement, les missions de la Direction de la citoyenneté sont exercées dans un esprit d’équipe et de polyvalence et sont les suivantes :
- Elections :
o Gestion de la liste électorale
o Enregistrement des inscriptions/radiations, changements d’adresse
o Participation à la préparation des scrutins
- Etat Civil :
o Instruction des demandes et rédaction des actes d’état-civil (naissance/reconnaissance, mariage/PACS, décès)
o Recensement militaire
- Cimetières :
o Attribution des concessions
o Gestion des demandes d’autorisation
La polyvalence au sein du service participe au bon esprit de cohésion de l’équipe en place. Pour remplir ces missions, il est recommandé d’avoir le goût du contact, de l’accueil, de l’écoute et des relations humaines.
Il est demandé une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook). La connaissance des logiciels de gestion (CIRIL, Millésime, Littera, Améthyste) serait un plus.
La confidentialité et la discrétion sont de rigueur.
Qualifications requises :
BAC+2 ou équivalent et/ou expérience sur un poste similaire (état civil, élections, social)
Savoir :
Procédures du service
Accueil physique et téléphonique des citoyens, gestion des listes électorales et des manifestations à caractère social, gestion du parking
Savoir faire :
Capacité d'écoute et d'analyse
Maitrise de l'outil informatique
Partager les informations
Travailler en équipe
Organisation et hiérarchisation des tâches
Accueillir et orienter le public
Savoir être :
Capacités relationnelles
Rendre compte
Sens de l'organisation
Esprit d'initiative
Discrétion professionnelle
Savoir accueillir du public
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de la citoyenneté et du CCAS, vous assurez les missions d’assistant(e) administratif(ve) et social(e).
A ce titre, vous êtes en contact avec les usagers et prenez en charge leurs demandes. La position d’accueil du public vous permet d’avoir une vision transversale de la collectivité et ainsi de renseigner les usagers et le cas échéant, de les orienter auprès des services concernés.