Postée il y a 16 heures
Activités principales :
En votre qualité de Secrétaire de territoire, vous serez amené.e à :
1/ Assurer la gestion de la procédure allocations mensuelles :
- Gérer les plannings,
- Assurer la préparation des commissions et le traitement des instances, le suivi des contrôles d’effectivité, la gestion des recours, les statistiques et le bilan de l’activité.
2/ Assurer la fonction administrative en suppléance de la responsable de cellule administrative pour garantir le bon fonctionnement du territoire sur le plan administratif et en termes de continuité de service public.
3/ Assurer la fonction administrative pour le territoire en lien avec la responsable de cellule administrative :
- Assurer en qualité de régisseur suppléant, la remise des aides financières aux usagers ou jeunes majeurs (secours d’urgence enfance, secours exceptionnels d’urgence, bourses jeunes majeurs, allocations mensuelles) ; préparer et mandater les reconstitutions de régie, renseigner les tableaux de bords et tenir la comptabilité,
- Assurer les différents travaux de secrétariat du Territoire, le suivi des frais de déplacements, des congés (référente du territoire),
- Assurer le suivi et le traitement des demandes d’enquêtes « Cabinet du Préfet » et des secours Président,
- Assurer le suivi et la rédaction de courrier dans le logiciel Elise,
- Assurer le suivi des demandes d’interprétariat et le règlement des factures.
4/ Assurer une fonction logistique :
- Assurer le suivi des demandes d’interventions concernant les bâtiments (petits dépannages et travaux),
- Assurer la gestion des commandes de consommables informatiques, fournitures de bureau.
Activités complémentaires :
Accueil téléphonique et physique
- Assurer ponctuellement l’accueil et le standard du territoire ainsi que la gestion et l’acheminement des courriers sur les ESPASS en lien avec les chargés d’accueil.
Spécificités du poste :
Utilisation des outils bureautiques et collaboratifs et logiciels propres à chaque service : Grand Angle, Air Délib, IODAS, SAS, Intermed, ELISE, ainsi que les règles administratives de l’institution (charge graphique ; envoi sous couvert…).
Temps de travail : Temps complet
Lieu de travail : 31 rue de la République - 42400 St Chamond
Télétravail : Possibilité de télétravail (fixe, flottant, ou les 2), dans la limite de 2 jours par semaine pour un temps complet sur 5 jours, et sous réserve des nécessités de service.
Cycles de travail : Choix possible, sous réserve de l’organisation du service, parmi les cycles proposés : 36h (sur 4 jours), 38h (sur 4,5 ou 5 jours ou alternance semaine de 5 jours et semaine de 4 jours) ou 40h (sur 5 jours) - nombre de RTT en fonction du cycle choisi.
Nous recherchons une personne qui a des connaissances de la collectivité et de ses différents services, ainsi qu’une connaissance de l’environnement et des partenaires locaux dans le secteur social et médico-social.
Vous êtes doté.e de bonnes qualités relationnelles et avez le sens de l’accueil. Vous savez vous rendre disponible. Vous êtes rigoureux et autonome. Vous êtes en mesure de gérer des relations conflictuelles et savez vous adapter à un public varié et en difficulté.
Une maitrise des outils bureautique et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint) est attendue. Vous êtes à l’aise avec l’orthographe, la grammaire et la syntaxe.
Votre esprit d’équipe et de discrétion et votre sens de l’organisation seront appréciés.
Vous possédez des techniques d’accueil physique et téléphonique.
Il est attendu pour ce poste de savoir faire preuve de discrétion et de discrétion professionnelle.
Diplôme souhaité : diplôme de niveau 4 (bac)
Pré requis : permis de conduire et véhicule personnel
Expérience en secrétariat
Le Département de la Loire recrute un Secrétaire de territoire (F/H).
Finalités/contexte :
Placé.e sous l’autorité de la responsable de la cellule administrative, vous contribuerez à assurer la continuité de l’offre de service de l’action sociale départementale, à assurer la gestion administrative et logistique du territoire de développement d’action sociale, et à assurer la gestion de la procédure allocations mensuelles.