Postée il y a 4 heures
MISSIONS<br>
Le responsable administratif de l'École de Science politique de la Sorbonne est le garant du bon fonctionnement administratif de sa structure dans toutes ses dimensions de gestion et de soutien aux missions de l'université<br>
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL<br>
Sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur de l'Ecole de Science politique de la Sorbonne et sous l'autorité hiérarchique du directeur général des services, le/la Responsable administratif assure le pilotage des pôles administratifs de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l'encadrement, l'organisation et la coordination des pôles. Il ou elle participe au développement de la structure.<br>
ACTIVITES PRINCIPALES<br>
1/ Aide au pilotage de la composante<br>
- Organiser la mise en œuvre de la politique et des décisions arrêtées par le Directeur et le conseil de l'Ecole de Science politique de la Sorbonne<br>
- Assurer le conseil technique et réglementaire auprès du directeur<br>
- Préparer, sous l'autorité du directeur, le dialogue de gestion annuel<br>
- Participer à l'élaboration du contrat d'établissement pour ce qui concerne l'UFR, assurer une veille juridique<br>
2/ Gestion des ressources humaines<br>
- Animer et piloter l'équipe des 8 agents BIATSS de la composante<br>
- Encadrer et accompagner les personnels BIATSS de l'UFR, veiller à soutenir leurs évolutions de carrière<br>
- Veiller aux risques psychosociaux dans l'exercice de leurs fonctions et accompagner/relayer la mise en œuvre des actions de prévention en la matière<br>
- Accompagner la gestion du personnel enseignant en lien avec la DRH : établir les fiches de service prévisionnel et les états de service réalisé des enseignants (logiciel OSE)<br>
3/ Responsabilité budgétaire<br>
- Élaborer les budgets : prévision des recettes et des dépenses<br>
- Contrôler leur exécution, assurer le suivi et le contrôle des dépenses<br>
- Suivre les conventions et veiller au respect des procédures applicables<br>
- Participer à l'évaluation des coûts<br>
4/ Organisation des services de scolarité<br>
- Coordonner et s'assurer du fonctionnement des services de scolarité en lien avec les équipes pédagogiques et la direction de l'UFR<br>
- Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes...)<br>
- Élaborer les documents administratifs et supports d'information<br>
- Accompagner les campagnes de candidature, les commissions pédagogiques d'admission et les processus d'examen des dossiers (Parcoursup, Campus France, Ecandidat et MonMaster)<br>
- Veiller au bon déroulement des semestres d'enseignement, des sessions d'évaluation, des jurys d'examens<br>
5/ Suivi des échanges et des coopérations internationales<br>
- Assurer le suivi administratif des formations organisées en double diplomation avec les universités étrangères<br>
- Superviser les procédures d'inscription et vérifier la bonne exécution de l'encaissement des frais de formation<br>
- S'assurer de la bonne facturation des droits, suivre les budgets et contrôler l'exécution des recettes<br>
6/ Communication et Information<br>
- Piloter et participer à l'élaboration de plans ou d'actions de communication et de valorisation<br>
- Être garant et veiller au strict respect de l'identité visuelle de l'université et de la composante<br>
7/ Autres<br>
En tant que cadre de l'université, participer aux groupes de travail de l'établissement, à diverses réunions avec la direction générale des services, les directeurs de services centraux, les autres responsables administratifs<br>
Veiller à la bonne coordination des activités au sein de l'UFR et avec les autres services de l'université.<br>
Assurer le relais au sein de l'administration de la composante des informations et instructions données par l'établissement et veiller à leurs bonnes prises en compte et application
COMPETENCES REQUISES<br>
Savoirs sur l'environnement professionnel :<br>
- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche, ainsi que l'organisation de l'université<br>
- Connaître l'organisation de la composante et ses activités<br>
- Connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes et aux stages<br>
- Connaître les règles et procédures dans différents domaines tels que la réglementation comptable et financière, la gestion des personnels enseignants et administratifs<br>
- Connaître les règles applicables en matière de gestion financière et des ressources humaines au sein des universités et les procédures, méthode et outils correspondants<br>
Savoir-faire opérationnels :<br>
- Savoir conduire une équipe, organiser et animer une structure, élaborer des choix, planifier des actions<br>
- Rédiger des rapports d'activité, notes de synthèse, supports de communication<br>
- Utiliser les logiciels courants et spécifiques : OSE, Apogée, DRUPAL, SIFAC, PSTAGE, E-Candidat, MonMaster et Parcoursup<br>
- Savoir rendre compte<br>
- Capacité à faire circuler l'information et à communiquer avec les services de l'établissement et les entités extérieures<br>
Savoir-être :<br>
- Grande autonomie<br>
- Rigueur, fiabilité et discrétion<br>
- Réactivité<br>
- Capacité de travail<br>
- Force de proposition<br>
- Savoir gérer les conflits et les situations sensibles
<p>L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.</p>
<p>Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s’élève à plus de 220 millions d’euros.</p>
<p>Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.</p>
<p>L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d’alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d’Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb’Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.</p>
<p> </p>