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Rattaché au Responsable Administratif et Financier, vous interviendrez sur les missions suivantes :
Suivre les offres commerciales sur son périmètre
· Présélectionne des offres pouvant correspondre aux compétences de l'entreprise et les transmet au responsable.
· Participe à la constitution administrative du dossier de réponse à la consultation, compile les différentes pièces, les procédures administratives, sous le contrôle du responsable du dossier et dans un délai imparti.
· Collecte les justificatifs obligatoires annuels ou semestriels auprès des organismes sociaux et fiscaux et assurer leur mise à jour.
Gérer financièrement & administrativement les marchés, chantiers, contrats et dépannages sur son périmètre.
· Ouvrir à la demande du responsable d'affaires/responsable d'agence, un dossier administratif de chantier sous l'ERP et l'arborescence informatique réseau - S'assure du classement des pièces marchés nécessaires au suivi de l'activité au sein de cette arborescence tout au long du process chantier / contrat
· Enregistrer les budgets d'affaires, montants de marchés et autres éléments financiers nécessaires au pilotage du chantier/contrat.
· Etablir les factures et/ou situations de travaux en collaboration avec les responsables d'affaires.
· Rôle essentiel de relance, suivi et alerte sur les impayés clients.
· Saisie / Collecte / Contrôle en interne les informations permettant la gestion financière et administrative du chantier en liaison avec les différents services de l'entreprise : relevé d'heures internes & intérim, commandes matériel et matériaux, factures fournisseurs, comptes-rendus de chantier
· Suivre et clôturer, en accord avec le responsable du dossier, les chantiers administrativement et financièrement (DOE, PV de réception, certificat de capacités, levée des cautions, retenues de garantie...).
· Suivre administrativement le dossier du sous-traitant.
Assurer le suivi administratif et la maintenance du matériel chantier
· Relais local sur les achats, le suivi et maintenance :
o Du parc véhicule
o Des mouvements de fluides frigorigènes
o EPI et équipements salariés
Encadrer la gestion du personnel chantier et être le relais Agence du Responsable De Paye