Postée il y a 24 heures
Accueil téléphonique et physique au secrétariat;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique;
Suivi des projets et activités de la direction;
Organisation et planification des réunions;
Suivi des stocks des fournitures et matériels de bureau.
Relations ponctuelles avec les services
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Participe à l'organisation pratique et administrative de la Direction des Services Techniques.
Assiste la direction et les différents responsables du service. Suit et gère l'organisation des dossiers. Accueille les visiteurs. Effectue la gestion des achats de fournitures courantes (administratives), ainsi que des réservations de matériels destinés aux festivités et des véhicules des élus et du personnel.
Gère les absences du personnel des services techniques.