Postée il y a 6 heures
Assister l’organisation de la vie professionnelle du Directeur au regard des priorités de son agenda
Suivre des projets et activités de la Direction et des services qui y sont rattachés
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Organiser et planifier des réunions, préparer les dossiers afférents
Rechercher et diffuser les informations
Gérer et suivre le courrier de la D.E.P.M.B.
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus et des documents administratifs si besoin
Organiser le classement et l'archivage des dossiers et documents de manière claire et accessible
Participer au roulement de remplacement des secrétariats des directions de la DGST-U
Participer à maintenir un niveau de réponses aux habitants en aidant les secrétariats des services de la direction
Connaissances pré-requises
Contexte et enjeux de la collectivité
Fonctionnement, activités, procédures administratives de la collectivité
Circuits internes et externes de l'information
Instances de décision de la collectivité
Principes rédactionnels des documents administratifs (notes, compte-rendu, arrêtés, délibérations…)
Techniques de base de communication orale / écrite et de secrétariat
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, 6TZEN)
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Formation et diplômes requis
Titulaire d’un Baccalauréat ou BTS secrétariat
Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire souhaitée
Compétences
Savoir analyser les demandes, les traiter et rendre compte
Rechercher, sélectionner, traiter et diffuser une information
Recevoir et appréhender le caractère d'urgence des informations ou messages à transmettre
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Discrétion professionnelle, confidentialité et rigueur exigées
Disponibilité, déontologie et devoir de réserve
Savoir faire preuve d’organisation, de méthode et de polyvalence
Savoir faire preuve de curiosité, d’autonomie et d’esprit d’initiative
Capacité de réactivité et d’adaptation
Bonne maîtrise de l’expression orale / écrite
Conditions d’exercice
36h40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi
Télétravail possible (modalités à définir)
Les avantages collectifs à la ville de Fontenay-sous-Bois
La participation à la mutuelle / complémentaire santé et adhésion possible à une garantie prévoyance maintien de salaire
La participation aux frais de transport collectif
Accès à une restauration collective
Accès à un parking sécurisé
Une offre variée du comité des œuvres sociales (loisirs, action sociale...)
=> Poste ouvert aux titulaires du grade d’agent de Rédacteur et aux contractuels.
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle de 998 € brut au prorata de la date d'arrivée et du temps travaillé.
La ville est desservie par les RER A et E.
Adressez votre candidature (lettre de motivation + CV) à : Monsieur Le Maire par mail à l’adresse suivante : candidatures.recrutements@fontenay-sous-bois.fr
Au sein de la Direction Générale des Services Techniques et de l’Urbanisme, sous l’autorité du Directeur de l’Espace public, Mobilité et Biodiversité, vous serez en charge d’apporter une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.