PREFECTURE DE DEPARTEMENT MARNE
Postée il y a 23 heures
Votre rôle au quotidien :
En tant qu'assistant(e) du Préfet, vous serez le principal lien entre le Préfet et ses nombreux interlocuteurs internes et externes. Vous jouerez un rôle essentiel au fonctionnement de la préfecture, en participant activement à la coordination des actions gouvernementales au niveau départemental.
Vos missions principales seront :
- Etre le point de contact essentiel entre le Préfet et ses différents interlocuteurs.
- Travailler en étroite relation avec la cheffe du cabinet et le service de coordination interministérielle pour la gestion des dossiers et sollicitations.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat, en filtrant les communications.
- Gérer l'agenda du préfet, planifier les réunions et rendez-vous importants et assurer la coordination avec les sous-préfets et directeurs.
- Superviser le courrier et la correspondance (papier et électronique) du Préfet.
- Organiser les déplacements officiels en lien avec le chef du garage.
Profil recherché :
Nous recherchons une personne organisée, discrète et capable de faire preuve d'une grande réactivité. Votre sens de l'adaptabilité et votre disponibilité seront vos atouts majeurs.
Vous serez également amené(e) à remplacer les autres assistantes en cas d'absences, ce qui vous offrira une diversité d'expériences au sein de la préfecture.
Conditions particulières d'exercice :
Contraintes horaires sur des plage fixes (8 h-12h / 14h-18h)
38h30 hebdomadaires (27 CA + 2 jours de fractionnement + 18 RTT)
Experience: 2 An(s) - Assistanat de Direction
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Définir une stratégie de communication,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Assurer un accueil téléphonique,Organiser et contrôler un approvisionnement,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Réaliser une veille documentaire,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique générale
Experience: 2 An(s) - Assistanat de Direction
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Définir une stratégie de communication,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Assurer un accueil téléphonique,Organiser et contrôler un approvisionnement,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Réaliser une veille documentaire,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique générale